Betriebsprüfung: Wenn der Betriebsprüfer kommt

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Nach diesem Motto handelt die Finanzverwaltung. Oder wie es so schön in der Stellenbeschreibung eines Betriebsprüfers heißt: er überprüft, ob die Angaben in der Steuererklärung mit der Wirklichkeit übereinstimmen. Für viele Unternehmer bedeutet eine Prüfung hingegen enormen zeitlichen Mehraufwand, Kosten und Nerven. Dabei gewinnt man bei manchen Unternehmen den Eindruck, dass sich die verschiedenen Betriebsprüfer der "normalen" Betriebsprüfung und der Sonderprüfungen, wie beispielsweise Lohnsteuer-, Umsatzsteueroder Sozialversicherungsprüfung, quasi die Klinke in die Hand geben. Und die Zeche zahlt natürlich der Unternehmer.

Häufigkeit variiert mit Größe

Wie oft geprüft wird, hängt wesentlich von der Größe des Unternehmens ab. Die Finanzverwaltung teilt für Zwecke der Betriebsprüfung jeweils zu Beginn eines dreijährigen Prüfungsturnus die Unternehmen in die Kategorien Groß-, Mittel-, Klein- und Kleinstbetriebe ein. Nach der Kategorie, der der Betrieb unterliegt, richtet sich auch die Prüfungshäufigkeit. Dabei hat sich in den letzten Jahren etwa folgende Zahlenreihe herausgebildet: Großbetriebe werden alle vier Jahre geprüft (Anschlussprüfung), Mittelbetriebe alle zehn Jahre und Kleinbetriebe alle 20 Jahre. Das bedeutet für Großbetriebe, dass sich der Betriebsprüfer alle drei bis vier Jahre ankündigt und die letzten drei beziehungsweise vier Jahre prüft, also praktisch eine lückenlose Prüfung stattfindet. Folgende Größenmerkmale gibt es derzeit:

Autohandelsbetriebe

- Großbetriebe: Umsatzerlöse über 8,0 Millionen Euro oder steuerlicher Gewinn über 310.000 Euro

- Mittelbetriebe: Umsatzerlöse über 1,0 Millionen Euro oder steuerlicher Gewinn über 62.000 Euro

- Kleinbetriebe: Umsatzerlöse über 190.000 Euro oder steuerlicher Gewinn über 40.000 Euro

Servicebetriebe

- Großbetriebe: Umsatzerlöse über 6,2 Millionen Euro oder steuerlicher Gewinn über 370.000 Euro

- Mittelbetriebe: Umsatzerlöse über 840.000 Euro oder steuerlicher Gewinn über 70.000 Euro

- Kleinbetriebe: Umsatzerlöse über 190.000 Euro oder steuerlicher Gewinn über 40.000 Euro

Auf Grund der teuren Waren sind Autohausbetriebe sehr schnell als Mittel- oder Großbetriebe einzustufen. Damit wird ein mittelständischer Autohausbetrieb quasi einem Großkonzern gleichgestellt. Und das soll gerecht sein?

Wann ist eine Prüfung vorhersehbar?

Großbetriebe erhalten fast ausschließlich Anschlussprüfungen, so dass man sich hier alle drei bis vier Jahre auf den Prüfer einstellen kann. Aber auch bei Mittel- und Kleinbetrieben kann man erkennen, wann die nächste regelmäßige Betriebsprüfung kommt. Hat das Finanzamt ein Unternehmen für eine Betriebsprüfung vorgesehen, dann ergehen die Steuerbescheide des Unternehmens ausdrücklich mit dem Vermerk "unter dem Vorbehalt der Nachprüfung". Mit diesem Vermerk können nach einer Betriebsprüfung die Steuerbescheide ohne Probleme geändert werden.

Sonderprüfungen

Neben den turnusmäßigen Prüfungen gibt es auch noch Sonderprüfungen, wenn beispielsweise der für die Steuererklärungen zuständige Finanzbeamte Unregelmäßigkeiten bei Umsatz, Kosten oder Ertrag feststellt. Sprich, wenn der Umsatz nicht in dem branchenüblichen Rahmen liegt oder wenn es extreme Gewinnabweichungen zum Vorjahr gibt oder bei Käufen oder Verkäufen von Betrieben oder Betriebsteilen. So können die Finanzbeamten bei Werkstätten aus den Entsorgungskosten für Altöl Rückschlüsse auf die Werkstatteinnahmen ziehen und so nachvollziehen, ob es Schwarzumsätze gibt. Derartige Auffälligkeiten können dann zu einer Betriebsprüfung führen.

Daneben können gerade Autohändler noch ein Lied von Umsatzsteuersonderprüfungen singen. Gerade bei steuerfreien Lieferungen über die Grenze unterstellt die Finanzverwaltung, überspitzt gesagt, quasi den Händlern eine Betrugsabsicht.

Auskunftsfähigkeit ist Trumpf

Es gibt ein paar Grundregeln, auf die man immer achten sollte. Zunächst muss die Prüfungsanordnung kontrolliert werden, welche Zeiträume geprüft und ob beispielsweise auch die steuerlichen Verhältnisse des Gesellschafters mitgeprüft werden sollen etc. Danach sollten die Buchhaltungsordner durchgesehen werden, ob diese so dem Betriebsprüfer übergeben werden können. Dabei ist zu bedenken, dass es immer ein schlechtes Licht auf die Buchhaltung und somit auf das Unternehmen wirft, wenn Belege oder Aufzeichnungen lange gesucht werden müssen. Dies trägt nicht zum Wohlwollen des Betriebsprüfers bei.

Ganz wichtig ist es, dem Betriebsprüfer einen oder mehrere Ansprechpartner zu benennen, die ihm zuarbeiten und Auskunft geben können. Die anderen Mitarbeiter, vor allem der Buchhaltungsabteilung, sind anzuweisen, dem Prüfer auf Fragen und Anforderungen keine Auskunft zu erteilen und ihn an den Ansprechpartner zu verweisen. Daneben sollte versucht werden, dass Anforderungen und Anfragen des Prüfers möglichst zeitnah bearbeitet werden. Schlimmstenfalls kann der Prüfer bei Nichtmithilfe auch ein Verzögerungsgeld festsetzen.

Wenn dem Betriebsprüfer von Anfang an aggressiv und unfreundlich entgegengetreten wird, wird das nicht zu einem positiven Prüfungsklima beitragen und der Prüfer wird sich Belege noch genauer ansehen. Treten Sie dem Prüfer freundlich und aufgeschlossen gegenüber. Lassen Sie die Anfragen von dem zuständigen Mitarbeiter und/oder von Ihrem Steuerberater beantworten und achten Sie auf eine zeitnahe Beantwortung. Im Rahmen eines Abschlussgespräches, zu dem auch der Steuerberater zugegen sein sollte, können oftmals noch streitige Sachverhalte geklärt und ein für alle Seiten vertretbares Ergebnis erzielt werden.

• Ausgabe 05/2017 Seite 48 (213.4 KB, PDF)