Best Practice: DMS mit Durchblick-Faktor

Jörg Villwock ist überzeugter Opelaner, in seiner Werkstatt repariert er aber auch andere Fabrikate.
© Foto: Dietmar Winkler

Das unterfränkische Autohaus Villwock setzt als Mehrmarken-Servicebetrieb seit Jahren auf die Softwarelösung Loco-Soft. Damit hat der Inhaber Jörg Villwock stets alles im Blick.


Datum:
22.10.2020
Autor:
Dietmar Winkler
Lesezeit: 
4 min

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Zumindest farblich passen die beiden Welten gut zusammen, das gelbe Opel-Logo und das Werkstattsystem 1A Autoservice. Das gelbe Opel-Schild prangt weit sichtbar an der Front des Kfz-Betriebs Villwock im unterfränkischen Karlstadt. Seit 2010 gehört der eingefleischte Opelaner zusätzlich dem Werkstattkonzept 1A an - um für die Reparatur von Fremdfabrikaten noch besser gerüstet zu sein.

"Wir sind ein kleiner Ort, und die Leute kommen gerne mit ihrem Auto zu uns, auch wenn es keinen Opel-Blitz auf der Haube hat", erklärt Jörg Villwock, der den Familienbetrieb leitet. Mit im Unternehmen arbeitet sein Sohn Alex Villwock (24), der sich vor allem um die Annahme und das Rechnungswesen im Betrieb kümmert. Insgesamt sieben Mitarbeiter arbeiten bei Villwock, darunter ein Meister und zwei Monteure sowie ein Azubi. Im Bereich Karosserie und Lack ist ein Lackierer beschäftigt - die Unfallinstandsetzung gehört nach wie vor zum Kerngeschäft.

Die Mannschaft von Jörg Villwock kann sich nicht über mangelnde Arbeit beschweren: "Ich würde gerne noch mehr Leute einstellen, aber es ist schwer, jemanden zu finden", weiß der Unternehmer. Umso wichtiger ist es, dass die Prozesse rund laufen und alle den Überblick behalten. Das Dealer-Management-System (DMS) von Loco-Soft leistet dazu einen entscheidenden Beitrag. "Wir setzen die Software seit 2008 ein und sind sehr zufrieden, weil sie intuitiv in der Benutzerführung ist und verlässlich arbeitet. Ich komme sehr gut damit zurecht."

Weitere wichtige Stützen im Betriebsalltag sind der Teilekatalog und die Reparaturdaten in der Softwareanwendung des 1A-Systemgebers Wessels und Müller. Der Teile- und Technikkatalog liefert alle für die Reparatur notwendigen Daten und Informationen. Auf Knopfdruck liefert die Software Artikel- und Fahrzeugdaten, Arbeits- und Einstellwerte, Inspektionsdaten und Reparaturanleitungen. Dies ist besonders wichtig für einen Mehrmarkenbetrieb wie Villwock.

Viele Schnittstellen

Für seine Opel-Kunden nutzt Villwock als Opel-Servicepartner zudem das Opel- Bestellsystem. Das Gute daran: Der Katalog ist direkt mit der Werkstattsoftware Loco-Soft über eine Schnittstelle verknüpft. "Beim Anlegen eines Auftrags oder für einen schnellen Kostenvoranschlag kann ich die benötigten Teile und die aktuellen Preise per Mausklick direkt in den Auftrag übernehmen", erklärt Villwock. Ebenso ist es in Loco-Soft möglich, Preise aus Repdoc oder aus der Schadenkalkulation DAT 3 digital zu übernehmen.

Die Programmlösung Loco-Soft zeichnet sich laut Anbieter dadurch aus, dass sie die Handhabung für Autohäuser und Kfz-Werkstätten mit mehreren Marken, Mandanten und Standorten gewährleistet. So besitzt die Software zahlreiche Zertifizierungen und Empfehlungen bekannter Fahrzeughersteller.

Die wichtigsten Loco-Soft-Module aus Sicht des Kfz-Betriebsinhabers sind neben der Fahrzeugverwaltung die übersichtliche Auftragsverwaltung, das Werkstattplanungstool, die Ersatzteileverwaltung und die Finanzbuchhaltung. Die Arbeitszeiterfassung nutzt Villwock noch nicht über die Software, dafür aber die Tools der Verkaufsunterstützung und die Textverarbeitung: "Das ist beispielsweise sehr hilfreich für das Versenden von Serienbriefen für die HU-Erinnerung." Weitere Module sind die Personalverwaltung und alle Daten zur Reifeneinlagerung.

"Sehr hilfreich im Tagesgeschäft sind für mich die hinterlegten Kundendaten in der Kunden- und Fahrzeugverwaltung. Dort sehe ich alle wichtigen Informationen auf einen Blick, wenn der Kunde zu uns kommt. Neben der Fahrzughistorie sind dort alle Sicherheitscodes, Schlüsselnummern und Zubehöre hinterlegt." Wahlweise gibt es die Möglichkeit, den Fahrzugschein zu hinterlegen und alle wichtigen Kontaktdaten zum Fahrzughalter. Villwock ergänzt: "Hier hinterlege ich auch wichtige Notizen und Terminerinnerungen, wenn beispielsweise absehbar ist, dass bei der nächsten Inspektion die Bremsen fällig sind." Für den Datenschutz gibt es in der Nutzeroberfläche einen extra Reiter - denn nur wo es eine Einverständniserklärung des Kunden gibt, darf dieser für Marketingmaßnahmen angeschrieben werden.

Alle Infos auf einen Blick

Für den Servicebereich ist die Werkstattterminplanung das zentrale Modul. Hier werden alle wichtigen Informationen schon im Vorfeld hinterlegt, damit der Werkstatttermin optimal vorbereitet werden kann. "Wenn ich einen Auftrag öffne, sehe ich gleich, was gemacht werden soll, welche Teile benötigt werden und welche vielleicht schon vorbestellt werden können", zeigt Villwock auf dem Bildschirm. Auf einen Klick kann der Kostenvoranschlag oder, falls vorhanden, schon der Auftrag geöffnet und eingesehen werden. Darin sind alle Positionen aufgeführt, die vorher per Schnittstelle aus den Teilekatalogen übernommen wurden.

Jeder Mitarbeiter kann in der Terminplanung einsehen, ob und wann noch Termine frei sind, inklusive vorgemerkter Termine. Schon bei der Terminvergabe prüft Loco-Soft offene Hersteller-Rückrufe. Die Lindlarer Softwareschmiede Loco-Soft setzt dabei auf das Prinzip "Alle Funktionen in ein Programm". Der Anwender soll möglichst alle Infos auf einen Blick erhalten, sobald er einen Kundenauftrag anfasst - dazu gehören auch noch offene Posten.

Für die Nutzung der Software bezahlt Villwock eine monatliche Gebühr - diese ist gestaffelt nach Anzahl der genutzten Arbeitsplätze im Betrieb. Zusätzlich zu regelmäßigen Software-Updates, die per DVD eingespielt werden, schätzt Villwock den guten Service der IT-Spezialisten, die bei technischen Fragen meist schnell eine Antwort parat haben. Eine Empfehlung gibt Villwock für die Anwenderschulung vor Ort oder für ein digitales Webinar als Alternative zur Präsenzschulung: "Hier werden viele Fragen für die tägliche Nutzung beantwortet, und man bekommt gerade als Umsteiger einen guten Überblick über alle Funktionen."

DMS Loco-Soft

Die Anwendung Loco-Soft von der Loco-Soft-Vertriebs GmbH in Lindlar ist ein klassisches DMS (Dealer-Management-System), also eine kaufmännische Softwarelösung, die Autohäuser und Kfz-Betriebe bei der Abwicklung aller anfallenden Geschäftsprozesse unterstützt. Dazu zählen unter anderem Kfz-Einkauf, -Verkauf und Ersatzteilverwaltung sowie Prozesse der Werkstattabwicklung, Finanzbuchhaltung und Terminplanung.Das DMS kommt bei markengebundenen Händlern zum Einsatz, die nach einer Software für ihr Autohaus bzw. ihre Kfz-Werkstatt suchen. Loco-Soft eignet sich aber auch für den Einsatz in freien Werkstätten. Loco-Soft ist ein Komplettpaket mit über 320 Programm-Modulen. Der Nutzer entscheidet, welche Module er nutzen möchte. Die wichtigsten Programm-Module:
- Kunden-, Lieferer- & Fahrzeugverwaltung
- Ersatzteillagerverwaltung & Bestellwesen
- Händlerfahrzeug - & Zulassungsverwaltung
- Finanzbuchhaltung
- Kassenverwaltung
- Offene-Posten-Verwaltung
- Auftragsabwicklung & Werkstatt-Terminplaner
- Willkommen-Monitor
- Faktura
- Analysen & Statistiken
- Personalverwaltung & Zeiterfassung
- Verkäufersteuerung & -unterstützung
- Selektionen & Serienbriefe
- Mehrfabrikats-, Mandanten- & Mehrbetriebsverwaltung

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