Nach zwei Jahren Corona-Pandemie kehrt langsam etwas Normalität zurück, Volksfeste finden wieder statt und auch Betriebsveranstaltungen werden wieder abgehalten. Daher sollte man sich die steuerlichen Voraussetzungen für Betriebsveranstaltungen wieder mal vor Augen führen.
Grundsätzlich gelten folgende Regelungen für Betriebsveranstaltungen:
- 110 Euro Brutto-Freibetrag pro Arbeitnehmer
- Alle Aufwendungen müssen mit einbezogen werden, egal, ob individual zurechenbare Aufwendungen wie Getränke und Speisen oder Kosten, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen aufwendet, wie Raum miete, Musikkapelle etc.
- Zuwendungen des Arbeitgebers an Ehegatten und Angehörige des Arbeitnehmers sind diesem zuzurechnen
- Zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr sind steuerlich begünstigt
So weit, so gut, aber wie so oft steckt der Teufel im Detail!
Wann geht die Finanzverwaltung überhaupt von einer Betriebsveranstaltung aus?
Nach Auffassung der Finanzverwaltung müssen mindestens zwei Bedingungen erfüllt sein, damit eine Betriebsveranstaltung vorliegt. Erstens muss sich der Teilnehmerkreis überwiegend aus Betriebsangehörigen, Leiharbeitern, Arbeitnehmern konzernverbundener Unternehmen, ehemaligen Arbeitnehmern, Praktikanten und deren jeweiligen Begleitpersonen zusammensetzen. Zweitens muss die Veranstaltung allen Arbeitnehmern oder aber zumindest allen Arbeitnehmern einer Abteilung offenstehen.
Negativbeispiel: Werden vom Arbeitgeber lediglich alle Führungskräfte (mit Begleitpersonen) zu einem Sommerfest eingeladen, würde die Finanzverwaltung nicht von einer Betriebsveranstaltung ausgehen, da diese Veranstaltung nicht allen Mitarbeitern (zumindest einer Abteilung) offenstand.
Sind die angemeldeten Mitarbeiter oder die tatsächlichen Teilnehmer entscheidend?
Der Bundesfinanzhof (BFH) hat sich vor Kurzem dazu geäußert, wie Absagen von Arbeitnehmern anlässlich einer Betriebsveranstaltung steuerlich zu behandeln sind. Im vom BFH zu entscheidenden Fall hatte der Arbeitgeber einen Kochkurs als Weihnachtsfeier veranstaltet. Insgesamt 27 Arbeitnehmer sagten ihre Teilnahme zu, tatsächlich nahmen dann aber nur 25 von ihnen teil. Der Arbeitgeber teilte dann die Gesamtkosten der Feier (3.052,35 Euro) zunächst durch die Anzahl der angemeldeten 27 Personen und errechnete so eine Zuwendung in Höhe von 113,05 Euro pro Person, die er mit 25 multiplizierte (= 2.826,25 Euro).
Das Finanzamt vertrat die Auffassung, dass die Kosten auf die tatsächlich teilnehmenden 25 Beschäftigten zu verteilen sind, sodass sich ein höherer zu versteuernder Betrag ergab. Nach erfolglosem Einspruchsverfahren legte der Arbeitgeber dagegen Klage beim Finanzgericht (FG) ein.
Das FG Köln hatte gegen das Finanzamt entschieden, dass Absagen von Beschäftigten anlässlich einer Betriebsveranstaltung steuerrechtlich nicht zulasten der tatsächlich Feiernden gehen. Damit stellte sich das FG ausdrücklich gegen eine bundeseinheitliche Anweisung des Bundesfinanzministeriums an die Finanzämter. Gegen das Urteil des FG Köln legte das Finanzamt Revision ein.
Und der BFH gab dem Finanzamt Recht. Nach Ansicht des BFH ist das Finanzamt zu Recht davon ausgegangen, dass die durch die Betriebsveranstaltung entstandenen Aufwendungen nur auf die Teilnehmenden umzulegen sind.
Somit ist nunmehr auch vom BFH klargestellt, dass es für die Zahl der Teilnehmer immer auf die anwesenden Teilnehmer ankommt, die Zahl der angemeldeten Teilnehmer ist unerheblich. Für Unternehmer kann diese Aussage erhebliche steuerliche Nachteile haben, nämlich dann, wenn wesentlich weniger Arbeitnehmer zu der Betriebsveranstaltung erscheinen und somit die Kosten durch deutlich weniger Teilnehmer geteilt werden müssen. Dies kann zur Folge haben, dass der 110-Euro-Brutto-Freibetrag überschritten wird.
Wichtiger Hinweis: Es sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass bei der Betriebsveranstaltung eine Teilnehmerliste geführt wird, damit Nachweise vorliegen, falls es zu einer Lohnsteueraußenprüfung kommen sollte.
Welche Kosten sind bei der Betriebsveranstaltung mit einzubeziehen?
Alle Aufwendungen müssen mit einbezogen werden, egal, ob individuell zurechenbare Aufwendungen oder Kosten, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen aufwendet, also insbesondere:
- Kosten für Speisen und Getränke
- Kosten für Süßigkeiten und Tabakwaren
- Fahrt- und Übernachtungskosten
- Raummiete
- Kosten für Musik und Beleuchtung
- Kosten für die Organisation und Event-Agentur
- Geschenke (hier ist zudem noch der Grenzwert für Aufmerksamkeiten von 60 Euro brutto zu berücksichtigen, Näheres folgt)
- Zuwendungen an die Begleitpersonen des Arbeitnehmers
- Kosten für die Erfüllung behördlicher Auflagen
- Trinkgelder Sämtliche Aufwendungen sind immer brutto anzusetzen.
Für die Gesamtkosten sind auch solche Zuwendungen (Geschenke) zu berücksichtigen, die "anlässlich" einer Betriebsveranstaltung anfallen. Werden Geschenke an Arbeitnehmer nur "bei Gelegenheit" der Betriebsveranstaltung überreicht, so fallen diese nicht in den Anwendungsbereich des Freibetrags.
Die Finanzverwaltung versucht, diese wagen Abgrenzungskriterien zu konkretisieren. Danach werden Geschenke dann "anlässlich" einer Betriebsveranstaltung überreicht, wenn zwischen dem Geschenk und der Betriebsveranstaltung ein konkreter Zusammenhang besteht:
- Bei Geschenken bis 60 Euro brutto pro Arbeitnehmer darf der Arbeitgeber pauschal davon ausgehen, dass diese "anlässlich" einer Betriebsveranstaltung zugewendet werden, also bei der Gesamtkostenberechnung mit einzubeziehen sind.
- Bei Geschenken über 60 Euro muss einzelfallabhängig geprüft werden, ob die Geschenke "anlässlich" oder nur "bei Gelegenheit" zugewendet werden.
- Geschenke, die pauschal versteuert werden, sind bei der Berechnung der Gesamtkosten der Betriebsveranstaltung nicht einzubeziehen.
Lediglich nicht zu den Gesamtkosten gehören nach Auffassung der Finanzverwaltung die rechnerischen Selbstkosten des Arbeitgebers, beispielsweise anteilige Energie- und Wasserverbrauchskosten oder die anteilige Abschreibung, wenn die Betriebsveranstaltung in den eigenen Räumlichkeiten stattfindet.
Freibetrag von 110 Euro brutto
Entscheidendes Kriterium ist der Brutto-Freibetrag von 110 Euro pro Arbeitnehmer, der für jede der zwei steuerlich begünstigten Betriebsveranstaltungen heranzuziehen ist. Werden für die Betriebsveranstaltung nicht mehr als 110 Euro brutto pro Arbeitnehmer ausgegeben, dann ist die Betriebsveranstaltung nicht als Zuwendung des Arbeitgebers an seine Arbeitnehmer zu behandeln und somit lohnsteuerfrei.
Wenn Familienangehörige eingeladen werden, dann müssen die Kosten dafür ebenfalls in die Höchstgrenze von 110 Euro brutto mit eingerechnet werden.
Übersteigen die Aufwendungen pro Arbeitnehmer den 110-Euro-Brutto-Freibetrag, dann ist der übersteigende Betrag zum Beispiel pauschal mit 25 Prozent zu versteuern. Folgende Beispiele:
Beispiel 1:
Betriebsveranstaltung mit Kosten von 140 Euro brutto pro Arbeitnehmer, das heißt 30 Euro über dem Freibetrag von 110 Euro brutto. Folglich sind 30 Euro mit 25 Prozent pauschal zu versteuern, somit fallen 7,50 Euro Pauschalsteuer pro Arbeitnehmer an.
Richtig interessant wird es aber, wenn teilweise Begleitpersonen der Arbeitnehmer teilnehmen.
Beispiel 2:
Die Gesamtkosten belaufen sich auf 6.000 Euro brutto. Von den 60 Teilnehmern sind 30 Arbeitnehmer ohne eine Begleitperson und 15 Arbeitnehmer werden von einer Person begleitet, also 15 Begleitpersonen. Die Gesamtkosten sind auf alle Teilnehmer aufzuteilen, 6.000 Euro brutto geteilt durch 60 Teilnehmer, sind 100 Euro brutto pro Teilnehmer. Für die Arbeitnehmer ohne Begleitperson ergibt sich kein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil, da der Brutto-Freibetrag von 110 Euro eingehalten wird. Anders sieht es aber bei den Arbeitnehmern aus, die mit einer Begleitperson da sind. Hier müssen die Kosten von 100 Euro brutto mal zwei genommen werden, das ergibt 200 Euro brutto. Sodann ist der Betrag, der den Brutto-Freibetrag von 110 Euro übersteigt, also 90 Euro pro Arbeitnehmer, als geldwerter Vorteil, zum Beispiel mit der Pauschalsteuer von 25 Prozent, zu versteuern. Somit würde für jeden begleiteten Arbeitnehmer eine Pauschalsteuer von 22,50 Euro anfallen.
- Ausgabe 07/08/2022 S.48 (95.4 KB, PDF)
Kommentar
Durch die Einführung des 110-Euro-Brutto-Freibetrags wurden die lohnsteuerlichen Konsequenzen etwas abgemildert. Eine derartige Erleichterung gibt es aber für die Umsatzsteuer leider nicht. Hier gilt leider weiterhin das Fallbeilprinzip. Werden die 110 Euro brutto überschritten, dann ist insgesamt kein Vorsteuerabzug möglich. Zudem hat nun auch der BFH klargestellt, dass auf die tatsächlichen und nicht auf die angemeldeten Teilnehmer abgestellt werden muss.
Maximilian Appelt
Rechtsanwalt Steuerberater
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