Offen für alles

18.02.2010 12:02 Uhr

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Dealer Management Systeme

Die ideale Software richtet sich nach den Anforderungen des Unternehmens. Im Falle des freien Autohauses Schuster im bayerischen Ruhstorf wurde dies mit dem DMS von Werbas in Kombination mit der Werkstattplanungssoftware von HRF perfekt umgesetzt.

Mit der Präsentation des Dealer Management Systems der Werbas AG im Jahre 1991 brachen für die markenungebundenen Betriebe in Deutschland bessere Zeiten an. Das erste PC-gestützte System bedeutete das Ende umständlicher DOS-Befehle und brachte die Bedienung per Maus in die Werkstatt. Seither wurde die Software kontinuierlich ausgebaut, wobei stets der modulare Aufbau des Systems großes Gewicht bei der Entwicklung hatte.

Seit Beginn vertritt dass Softwarehaus aus Holzgerlingen die Philosophie, dass der Kunde aus seiner individuellen Situation heraus entscheiden können muss, welche Tools er braucht, ohne unnötigen Ballast, der nur Geld kostet. „Vernetzte IT-Systeme sind für die Zukunftsfähigkeit von Werkstätten und Autohäusern ebenso notwendig wie Lösungsansätze, die prozessorientiert die anstehenden Aufgaben abbilden und zugleich die unternehmerische Entscheidungsfreiheit vor Ort belassen“, betont Werbas-Vorstand Harald Pfau. In der Praxis wird dies unter anderem durch den modularen Aufbau des Systems erreicht, der eine gezielte Umsetzung der individuellen Anforderungen jedes einzelnen Betriebes erlaubt.

Synergien nutzen

Die offene Systemarchitektur ermöglicht nicht nur eine flexible Ausrichtung auf die jeweiligen Bedürfnisse eines Unternehmens, sondern auch die Anbindung von Spezialanwendungen anderer Softwarehersteller. Hier zeigt sich Werbas offen für Lösungen anderer Hersteller, solange sie den eigenen Qualitätsanforderungen entsprechen. Getreu der Philosophie „Warum das Rad neu erfinden, wenn dies Spezialisten schon getan haben“ ist man in den Bereichen Werkstattplanung, Miet- und Ersatzfahrzeugverwaltung sowie Provisionsmodelle für Verkäufer eine Kooperation mit der HRF GmbH & Co. KG eingegangen. Eigenentwicklungen kosten Zeit und Geld, ohne dass in der Regel Verbesserungen erzielt werden. So wie sich Werbas auf ausgereifte DMS mit Blick auf Kundenbedürfnisse konzentriert, hat sich HRF auf Softwaretools für den effektiven Werkstattablauf spezialisiert, die sich seit Jahren am Markt bewährt haben. Da auch HRF auf eine offene und modulare Bauweise mit vielen Schnittstellen setzt, ergänzen sich die Systeme ideal, wodurch Synergieeffekte ermöglicht werden, die letztendlich dem Kunden dienen.

Bedürfnisse abbilden

Eine veraltete Software bildet oft nur unvollständig die Prozesse ab, die in Handels- und Werkstattunternehmen heute zu leisten sind. So gibt es seit letztem Jahr erstmals mehr freie als markengebundene Betriebe in Deutschland. Diesem Wandel muss sich auch die EDV anpassen. Die kleine Welt einer einzelnen Marke stellt wesentlich einfachere Anforderungen als ein freier Betrieb, der alle Marken bedienen muss oder gar ein international agierendes Unternehmen, dass im In- und Ausland Fahrzeuge aller Marken ein- und verkauft und deren Wartung sicherstellen muss.

Ein solches Unternehmen ist das freie Autohaus Schuster in Ruhstorf im Südosten Bayerns. 1974 als kleiner ländlicher Betrieb gegründet, hat die Firma eine steile Entwicklung genommen, die ihren bisherigen Höhepunkt mit der Eröffnung des neuen Autohauses im Jahre 2004 fand. Jährlich werden hier rund 2.600 Gebrauchtwagen und Reimporte fast jeder Marke abgesetzt. Neben Autohaus und Werkstatt finden sich auf dem 31.000 Quadratmeter großen Gelände eine eigene Spenglerei, Lackiererei, ein Wasch- und Aufbereitungscenter sowie seit 2006 ein Reifendienst mit Reifenhotel für 8.000 Reifen. Seit 1991 setzt der Betrieb Werbas als DMS mit den Modulen Fahrzeughandel, Warenwirtschaft, Kassensysteme, Zeitmanagement, Statistiken und Inventur ein. Im Oktober 2009 wurde das System mit dem Werkstattplanungssystem WPS von HRF mit den darin enthaltenen Modulen Miet- und Ersatzwagenverwaltung und Reifeneinlagerung ergänzt. Der modulare Aufbau von Werbas und WPS erlaubte es, sämtliche vorhandenen Abläufe im Unternehmen in der EDV abzubilden. Die jeweiligen Mitarbeiter in Werkstatt, Aufbereitung und Reifendienst wurden in Teams eingeteilt, die sich im WPS wiederfinden und ihre Terminplanung selbständig durchführen können.

Zeit ist Geld

Auch der Vertrieb wurde in WPS eingebunden, um Ersatz- und Vorführwagen effektiv verwalten zu können. Dafür wurden spezielle Formulare, beispielsweise für Probefahrten, generiert, die den Fahrzeugstandort und Verbleib der roten Nummern eindeutig regeln, so dass Suchzeiten der Vergangenheit angehören. In der Werkstatt sind den Serviceberatern Farbcodes zugeordnet, die den aktuellen Status schneller ersichtlich machen. Damit wurden die Kommunikationswege in dem großen Unternehmen deutlich verkürzt. Aktuell wird eine Schnittstelle zwischen Werbas und WPS eingerichtet, die es den Serviceberatern erlaubt, einen Auftrag direkt aus dem WPS zu eröffnen.

Bedarfsgerecht

Somit können sämtliche Aufträge für den nächsten Tag bereits am Vortag vorbereitet werden, Formulare beispielsweise für Direktannahme und Ersatzwagen ausgedruckt, die Daten an das DMS übermittelt und der Auftrag dort angelegt werden. Die Serviceberater sind dadurch für den nächsten Tag bestens vorbereitet und ein geordneter und terminsicherer Ablauf ist gewährleistet. Das Beispiel des Autohauses Schuster zeigt, wie ein gut funktionierendes EDV-System heute aussehen muss, um für die Zukunft gerüstet zu sein. Der Kunde darf sich nicht nach den Vorgaben des Systems richten müssen, sondern das System muss die Unternehmensabläufe umsetzen können. Die Größe des Unternehmens spielt dabei keine Rolle, sowohl Werbas als auch HRF halten Lösungen für Betriebe aller Größenordnung bereit. Dank entsprechender Schnittstellen ist auch eine Anbindung an den Teilehandel, an Werkstattkonzepte, Fahrzeugbörsen oder gar an Hersteller kein Problem. Dieter Väthröder