Schnellere Prozesse in der Schadenabwicklung
Die richtigen Informationen zur richtigen Zeit an den richtigen Ansprechpartner zu leiten, ist für Werkstätten essentiell, wenn sie schnell an Aufträge und ihr Geld kommen wollen. Doch der Kommunikationsprozess mit Versicherungen und Leasinggesellschaften bedarf eines von allen anerkannten Dolmetschers. ControlExpert ist so einer.
Fragt man Werkstattmeister, was sie am meisten an ihrer Arbeit nervt, antworten neun von zehn in der Regel „Papierkram und das administrative Gedöns“. Das ist in den letzten Jahren nicht weniger geworden. Im Gegenteil, auch im Zeitalter von Computer und Internet wird geschrieben, kopiert und abgeheftet, was das Zeug hält. In einer Werkstatt fällt dann besonders viel Papierkram an, wenn Unfallreparaturen zu erledigen sind. Der Kunde will Infos, was es kosten wird. Die will die Versicherung auch, außerdem will sie Angaben zum Unfallhergang, Bilder vom Unfallschaden, eine Abtretungserklärung des Kunden für die direkte Abrechnung mit der Werkstatt. Davor braucht die Werkstatt eine Reparaturkostenübernahmeerklärung der Versicherung für den verunfallten Kunden. Und eine Haftungs-Deckungszusage wäre auch ganz nützlich, denn wer weiß, ob der Mensch, der da vor einem steht, in den letzten sechs Monaten seine Kfz-Versicherungsbeiträge tatsächlich bezahlt hat. Ist das alles vorab geklärt, wüsste man als Werkstattunternehmer gerne, ob und wann man nun seiner eigentlichen Aufgabe nachkommen darf, das Fahrzeug zu reparieren. Doch dazu bedarf es einer Reparaturfreigabeerklärung des Versicherers und das möglichst schnell. Dabei sollte die Werkstatt sich in der Versicherungswelt auskennen. Denn nicht alle Versicherer kommunizieren mit Werkstätten nach dem GDV–Standard. Viele nutzen eigene versicherungsspezifische Kommunikationsabläufe, in der Regel über Internet.
250 Prozessbeschleuniger
Die muss man kennen, will man den Schadensachbearbeiter, der über eine Reparaturfreigabe entscheidet, schnell erreichen. Diesen Kommunikationsprozess zwischen Werkstätten, Versicherungen, aber auch Flotten- und Leasinggesellschaften zu unterstützen und zu beschleunigen, hat sich die vor elf Jahren gegründete ControlExpert GmbH in Langenfeld auf die Fahnen geschrieben.
Das macht sie mit dem Produkt PostMaster so erfolgreich, dass aus dem Gründerteam von ursprünglich vier Leuten heute ein Dienstleistungsunternehmen mit 250 Mitarbeitern gewachsen ist. „Wir haben im Jahr 2012 rund 2,4 Mio. Fälle für Versicherungen und Leasinggesellschaften abgewickelt, Unfallreparaturen, aber auch Wartungs- und Reparaturfreigaben“, erzählt Jörg Breuer, Leiter Vertrieb bei ControlExpert. „Die überwiegende Anzahl aller verteilten Fälle wurde sofort von den Kostenträgern (Versicherung oder Leasinggesellschaft) freigegeben“, sagt Breuer. Beim Rest war eine weitere Abstimmung mit der Werkstatt notwendig, weil die von der Werkstatt kalkulierten Umfänge nicht zum Schaden passten, nicht plausibel waren, Dokumentationen fehlten etc.
Automatisierte Plausibilitätsprüfung
Geprüft wird die Plausibilität eingereichter Kostenvoranschläge, Rechnungen etc. von ControlExpert mittels einer eigens entwickelten Datenbank quasi vollautomatisch. „Wir nutzen für den Ersatzteilbereich dazu die Originaldaten der Automobilhersteller, greifen im Bereich Unfallschadenkalkulation auf die einschlägigen bekannten Systeme zurück, erweitern unsere Datenbanken aber beispielsweise auch um eigene Erfahrungswerte.“ Für Pflege und Ausbau der Datenbank ist ein Team von acht Kfz-Meistern zuständig.
Stichworte Kalkulation und Geld: Natürlich nutzen Versicherungen und Leasinggesellschaften die Dienste von ControlExpert, um Prozesse zu verschlanken, zu beschleunigen und dadurch Kosten zu sparen. Gibt es Unklarheiten in der Kalkulation, setzt sich ControlExpert mit der Werkstatt in Verbindung, um eine einvernehmliche Lösung zu erreichen. „Als Kommunikationsdrehscheibe zwischen Auftraggeber, Kostenträger und ausführender Werkstatt, kommunizieren wir in alle Richtungen. Das heißt, wir melden den Werkstätten, wenn eine technische Reparaturkostenfreigabe erteilt wurde und unsere Kfz-Meister stimmen Unklarheiten direkt mit der Werkstatt ab“, erklärt Breuer.
Als die von den Werkstätten gefürchteten Kürzer sehen er und seine Kolleginnen und Kollegen sich jedoch nicht. „Unsere Dienstleistung wird nicht dadurch bezahlt, dass wir eine vorgegebene Quote von Einsparungen erbringen. Wir mischen uns in die vertragliche Vereinbarung zwischen Werkstatt und Versicherung oder zwischen Werkstatt und Leasinggesellschaft nicht ein. Wir beschleunigen lediglich den Prozess der Auftragsbearbeitung, indem wir für Werkstätten die Kommunikationswege zu mehr als 140 Versicherungen, Leasing- und Flottengesellschaften vereinheitlicht haben und die Abwicklung durch automatisierte Prüfprozesse effizienter gestalten“, so Breuer. Und das sei auch im Interesse der Werkstätten, denn einfache Kommunikation und schnellere Abwicklung bedeutet auch mehr Werkstattaufträge, prompte Bezahlung und dadurch höhere Liquidität für die Betriebe. Bislang arbeiten in Deutschland rund 4.100 Betriebe mit dem System PostMaster.
Elektronische RKÜ
Dem Ziel schlanker Prozesse und schneller Abwicklung dient auch das neueste Projekt von ControlExpert. Seit Mai läuft ein Pilotversuch in den Postleitzahlengebieten 4 und 5 mit derzeit 70 Werkstätten. Dabei geht es um die elektronische Abwicklung der Reparaturkostenübernahmeerklärung (RKÜ). „Wir haben uns die Prozesse in Werkstätten genau angesehen und mit Unternehmern gesprochen. Die empfinden das Thema RKÜ als ein administratives Ungetüm, das mit jeder Menge Papierkram verbunden ist. Wir wollen das Thema komplett in den PostMaster integrieren und so den Prozess der Schadenabwicklung in der Werkstatt weiter beschleunigen“, erklärt Jörg Breuer. Im Prinzip sei die elektronische Ansicht der RKÜ mit der in Papierform identisch. Die Werkstatt kann hier über eine Explosionszeichnung beschädigte Teile am Fahrzeuge einfach per Mausklick markieren. „Für die elektronische RKÜ müssen drei Dinge erfüllt sein: die Werkstatt muss die voraussichtlichen Reparaturkosten angeben, sie muss außerdem Fotos des Schadens anfügen und sie muss aus der Liste der hinterlegten Versicherer den richtigen Anbieter aussuchen.“
Die Erstellung eines Kostenvoranschlags ist zur Prüfung durch ControlExpert nicht erforderlich. Wichtig seien nur die Bilder, die auf der Plattform ohne Zutun des Anwenders automatisch ins passende Format umgerechnet werden. Hat die Werkstatt alle Schritte in der RKÜ gemacht, schickt sie das Dokument zukünftig über die PostMaster-Plattform an den zuständigen Versicherer. Die elektronische Dokumentation landet bei ControlExpert, wo ein Meister die Plausibilität und die technische Freigabe prüft und diese der Werkstatt direkt telefonisch oder per Mail erteilt. „Der gesamte Prozess von der Schadenmeldung mittels RKÜ bis zur Reparaturfreigabe soll binnen zwei Stunden abgeschlossen sein“, definiert Jörg Breuer als Ziel. In den Rückmeldeprozess an die Werkstätten soll außerdem die Haftungs-Deckungszusage für den Versicherungsschutz des Kunden integriert werden. Weitere Zusatzinformationen wird das System zum Mietwagen (die erlaubte Fahrzeugklasse), zum Wiederbeschaffungswert oder zur Wertminderung durch den Schaden enthalten. Ganz ohne Papier geht es allerdings nicht. Die Werkstatt bestätigt in der elektronischen RKÜ mit einem Haken, dass der Kunde das Formular unterschrieben hat und dieses der Werkstatt vorliegt – ein bisschen drucken, lochen, abheften muss die Werkstatt also weiterhin.
Einfache EDV-Integration
ControlExpert verspricht zudem eine einfache Integration seiner Lösungen in bestehende EDV-Systeme. „Um unser System nicht an Hunderte von Schnittstellen anpassen zu müssen, haben wir von Anfang an eine einfache und sichere Form der Integration gewählt. Der PostMaster ist nichts anderes als ein Druckertreiber. Alle Auftragsdaten der Werkstatt aus der RKÜ, der Kalkulation, dem DMS werden in den PostMaster geschickt und quasi wie ein Druckauftrag an uns gesandt“, erläutert Breuer. Vorteil für die Werkstatt: sie bleibt in ihrer gewohnten Benutzeroberfläche, erstellt mit ihren Programmen die Schadenkalkulation und schickt dann den bearbeiteten Vorgang zur Prüfung an die ControlExpert GmbH, die als Clearing-Stelle für die Versicherer arbeitet.
Neben der Integration über den Druckertreiber existieren allerdings auch Schnittstellen zu bekannten Softwarelösungen wie Werbas und KSR. Schnittstellenlösungen existieren zudem zu Opel und Ford. Werkstätten, die sich mit dem Thema beschleunigte Arbeitsprozesse in der Zusammenarbeit mit Versicherungen, Leasing- und Flottengesellschaften befassen wollen, können den PostMaster und die elektronische QuickRKÜ über www.rkü.de erreichen.
Frank Schlieben
