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Serie Schadenmanagement: Immer alles im Blick

Digitale Schadenakte: Autohaus, Werkstatt, Sachverständige, Rechtsanwälte, Dienstleister und Versicherungen bis hin zu Groß- und Flottenkunden kommunizieren auf einer digitalen Plattform. Per Rechtemanagement wird der Zugriff auf die jeweils relevanten Dokumente geregelt.
© Foto: TÜV SÜD

Die digitale Schadenakte ist der Booster im Schadenmanagement mit TÜV SÜD als neutralem Partner. Über die digitale Plattform stehen alle Beteiligten im Austausch und die Abwicklung wird enorm beschleunigt.


Datum:
02.02.2022
Autor:
Dietmar Winkler
Lesezeit: 
5 min
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Kurzfassung

In einer Serie stellen wir die zentralen Service-Bausteine von TÜV SÜD in der Schadenabwicklung vor. Die digitale Schadenakte ist das Herzstück der Prozess-Steuerung und bringt alle Beteiligten auf den gleichen Stand.

Es passiert glücklicherweise selten im Leben eines Autofahrers, aber wenn es passiert, hofft jeder auf schnelle Hilfe. Wenn es mit dem eigenen Pkw gekracht hat, rufen 65 Prozent aller Pkw-Halter zuerst die eigene Werkstatt an. Dass die Werkstatt laut aktuellem DAT-Bericht mit Abstand als die wichtigste Anlaufstelle nach einem Unfall gilt, sollte jeden Inhaber einer Kfz-Werkstatt hellhörig machen. Denn der Kunde erwartet jetzt vor allem kompetente und schnelle Hilfe von "seinem" Servicebetrieb und verlässt sich auf dessen Rat, was jetzt zu tun sei.

Tatsächlich haben aber viele Werkstätten keine einheitlichen Prozesse, wie im Schadensfall vorgegangen werden muss. "Das beobachten wir bei vielen Einzelbetrieben, aber auch bei Ketten mit mehreren Standorten. Häufig bastelt sich jeder vor Ort seine eigene Lösung. Das macht die Prozesse intransparent, erzeugt viele Reibungsverluste und Nachfragen", berichtet René Schulz, Key Account Manager bei TÜV SÜD. Dabei bietet das Schadenmanagement große Chancen für Servicebetriebe. Die professionelle Abwicklung der Reparaturen berge nicht nur Umsatzpotenzial, sondern sei auch ein wichtiges Kundenbindungsinstrument, ist Schulz überzeugt. Allerdings setzt dies voraus, dass die Werkstatt über erprobte Prozesse verfügt, die das komplexe Geschäft mit Unfallschäden beherrschbar machen. Denn: Der Kunde erwartet eine schnelle, vollumfängliche und geräuschlose Prozessabwicklung.

Neutraler Partner

Servicebetriebe und Autohäuser, die bei der Schadenabwicklung mit TÜV SÜD als neutralen Partner zusammenarbeiten, positionieren sich von Anfang an als kompetente Adresse im Schadenfall. Denn ganz gleich, welche der fünf Module im Zusammenhang mit TÜV SÜD Schadenmanagement in Anspruch genommen werden - das neutrale Schadengutachten ist als Kernbestandteil immer mit dabei.

DSGVO-konforme Plattform

Schadenregulierung ist wegen der vielen Beteiligten ein komplexes Geschäft und erzeugt schnell viel Schriftverkehr: Gutachten, Auswertungen, Anwaltsschreiben, Bestellungen und Rechnungen sammeln sich schnell an. Das Modul digitale Schadenakte sorgt dafür, dass keine Informationen verloren gehen. Die digitale Schadenakte bündelt alle Kommunikationsschritte, Dokumente, Freigaben, Bestätigungen, Gutachten, Reparaturanweisungen etc. Sämtliche Daten sind damit zu jeder Zeit und von jedem Ort aus abrufbar. Die digitale Akte ist Kommunikationsinstrument, Archiv, Jobverwaltung und Monitoring in einem. Und sie ermöglicht eine lückenlose Dokumentation, die Termine, Aufgaben und Absprachen belegbar macht - medienbruchfrei und DSGVO-konform. So werden komplexe Vorgänge vereinfacht, der Zugriff beschleunigt - und die Prozesse der Schadenbearbeitung strukturiert und praxisnah abgebildet. Die Vorteile auf einen Blick:

- Vereinfachung des Schadenmanagements durch einen einheitlich geführten Prozess
- Ampelsystem zur Förderung einer effizienten Aufgabenverteilung
- Mögliche Integration eines Rechtsbeistandes
- Entlastung von jeglicher Kommunikation mit Versicherungen und sonstigen Beteiligten
- Permanente Information zum aktuellen Bearbeitungsstand in der digitalen Schadenakte
- Digitale Unterschrift
- Fahrzeugschein-Scanner
- Live-Unfallaufnahme mit rechtlicher und fachlicher Unterstützung
- Aktuelle Einsicht in offene Posten aller Vorgänge
- Grafische Auswertungen in Echtzeit

Über die Plattform können unterschiedliche Partner eingebunden werden, Versicherer, Schadengutachter, Flottenkunden, Rechtsanwälte, aber auch Partnerbetriebe wie Aufbereiter oder Smart-Repair-Betriebe. Die Zugriffsmöglichkeiten sind über ein Rechtemanagement klar geregelt. Das vereinfacht komplexe Vorgänge, beschleunigt den Zugriff und bildet die Prozesse der Schadenbearbeitung strukturiert und praxisnah ab. Als weitere digitale Funktion bietet die Schadenakte die Möglichkeit, alle Dokumente rechtsverbindlich digital zu unterschreiben.

Fragen an ...

René Schulz, Key Account Manager TÜV SÜD:
© Foto: TÜV SÜD

asp: Wo sehen Sie die größten Vorteile beim Einsatz der digitalen Schadenakte?

René Schulz: Die digitale Schadenakte gibt einen klaren Prozess vor. Aufträge können dadurch transparent und schnell abgewickelt werden. Ein Ampelsystem strukturiert die Prozesse: Jeder weiß genau, wie weit der Prozess der Schadenabwicklung ist und wann einer der Beteiligten aktiv werden muss. Das System ist webbasiert und kann so auf PC oder Tablet genutzt werden. Jeder Kunde erhält einen personalisierten Zugang mit entsprechenden Zugriffsrechten. Nicht jede Partei kann alles sehen. Auch innerhalb des Unternehmens kann es unterschiedliche Berechtigungsstufen geben.

asp: Wie flexibel ist das System?

R. Schulz: Die Prozesse können je nach individueller Situation des Kunden angepasst und vorgegeben werden. Es gibt also nicht den einen Prozess für alle. Im Kundengespräch ermitteln wir jeweils den individuellen Bedarf des Betriebs. Manche Unternehmen arbeiten beispielsweise schon mit einem Fachanwalt zusammen. Wir empfehlen allerdings die Zusammenarbeit mit einem auf Verkehrsrecht spezialisierten Fachanwalt, der die aktuelle Rechtsprechung gut kennt und vertraut ist im Umgang mit Versicherungen.

asp: Wie sieht es mit Schnittstellen zu bereits vorhandener Software im Unternehmen aus?

R. Schulz: Das System verfügt über viele Schnittstellen zu externen Systemen. Beispielsweise kann man im Unternehmen die Buchhaltung direkt mit einbinden. Positionen können dann direkt übernommen werden. In der Pilotphase testen die Kunden in der Regel eine Stand-alone-Lösung und entscheiden sich erst später dafür, Schnittstellen einzurichten.

asp: Wie sehen typische Kunden aus, die die Schadenakte nutzen?

R. Schulz: Die Kundenprofile sind bunt gemischt, den typischen Kunden gibt es nicht, wir haben vom Kleinbetrieb bis zur Werkstattkette alles dabei. Jeder Kunde zieht aus der digitalen Abwicklung seinen eigenen Vorteil, unabhängig von der Unternehmensgröße. Allerdings zeigt sich, dass besonders Filialbetriebe durch die standortübergreifende Vereinheitlichung der Prozesse im Schadenmanagement eine Menge Synergien heben können.

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