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Reparieren statt laufen

Zettelwirtschaft, lange Laufwege und Informationsverluste in der Auftragsbearbeitung waren Erich Puls seit Langem ein Dorn im Auge. Mit Werbas.blue 6.0 hat er den kompletten Prozess jetzt digitalisiert.


Datum:
19.03.2021
Autor:
Dieter Väthröder
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Kurzfassung

Mit der Einführung von Werbas.blue 6.0 gelang Puls Autotechnik der entscheidende Schritt zur papierlosen Auftragsabwicklung mit mobilen Endgeräten. Bei jedem Auftrag spart er Zeit, Papier und überflüssige Laufwege.

Das wäre doch eine Lösung für unsere Mitarbeiter", dachte Erich Puls, Werkstattinhaber aus Mainburg, als er vor zwei Jahren zum ersten Mal auf Werbas.blue 6.0 traf. Bis dahin war Puls vor allem mit den internen Abläufen in der Auftragsbearbeitung unzufrieden. Üblicherweise druckte man bei Puls die Aufträge aus, bei Änderungen überarbeitete der Mechaniker den Auftrag in der EDV entsprechend und druckte ihn erneut aus - im Idealfall. Oft musste auch eine handschriftliche Ergänzung durch den Mechaniker ausreichen, und schon war der Informationsfluss unterbrochen, weil diese Info nicht in die EDV einfloss. "Die Mechaniker verbrachten viel Zeit damit, den Auftrag aktualisiert zu halten, trotzdem gab es häufig Diskrepanzen zwischen der Info auf dem Auftrag und der Info in der EDV. Bei Kundenanrufen war dadurch nicht jeder auf dem aktuellen Stand des Auftragsstatus", erklärt Puls die früheren Abläufe. Ein Terminal in der Werkstatt, an dem die Mechaniker einen Auftrag direkt in der EDV selbst anpassen konnten, verbesserte zwar den Informationsfluss, brachte aber neue Nachteile. "Da das Terminal seinen festen Platz in der Werkstatt hatte, gab es mehr Laufwege für die Mechaniker. Erst zur Teileausgabe laufen, zurück an den Arbeitsplatz, dann ans Terminal laufen zur Auftragsbearbeitung, zurück zum Arbeitsplatz - überspitzt gesagt, verbrachten sie mehr Zeit mit Laufen als mit Reparieren", schildert Puls.

Ziel erreicht

Das 1949 von Erich Puls sen. als Einzelhandel mit Tankstelle gegründete Unternehmen Puls Autotechnik ruht heute unter der Leitung von Erich Puls und Ehefrau Renate auf drei Standbeinen. Im überwiegenden Bereich der Nutzfahrzeuge hat man einen Werkstattvertrag mit Iveco und ist Partner des Werkstattsystems Alltrucks, dazu kommt eine freie Pkw-Werkstatt sowie ein Kfz-Teilehandel. Seit über 30 Jahren besteht die Partnerschaft zu Werbas.

"Als mir Werbas.blue 6.0 vor ca. zwei Jahren vorgestellt wurde, hat mich das System vom ersten Moment an angesprochen", so Puls. In der Folge hat er alle 23 Mitarbeiter mit einem Smartphone ausgestattet. "Auch ein Tablet wäre möglich, das System läuft ja auf allen Endgeräten, aber das Handy ist immer am Mann, während ein Tablet irgendwo liegt und wieder Laufwege verursacht", erklärt Puls seine Entscheidung. Während der Installationsphase gab es sehr engen Kontakt zu Werbas, Änderungs- und Anpassungswünsche wurden zügig umgesetzt, sodass das System Ende 2018 an den Start ging. Heute haben die Mechaniker mit der Auftragseröffnung die Position sofort auf dem Handy, und zwar jeder, der mit dem Auftrag beschäftigt ist.

"Wir arbeiten im Schichtbetrieb, und so kann jeder, der einen Auftrag weiterführt, alle erledigten Positionen einsehen und die nicht erledigten bearbeiten", schildert Puls. "Damit", so der Inhaber weiter, "haben wir das erreicht, was ich mir immer vorgestellt habe: Es gibt immer nur einen Auftrag, den hat jeder, der sieht immer gleich aus und jeder ist auf dem gleichen Informationsstand, egal auf welchem Medium".

Regieberichte wichtig

Zudem wird die Auftragsbearbeitung durchgängig dokumentiert. Durch das automatische Anstempeln der einzelnen Positionen ist immer nachvollziehbar, wer wann was am Auftrag abgearbeitet hat. Die Mechaniker schreiben außerdem ihre Regieberichte über das Smartphone. "Das ist sehr wichtig für uns, weil wir uns stark mit Autotransportern und deren Aufbauten beschäftigen und diese Arbeiten sehr individuell sind. Für die Rechnungsstellung brauchen wir exakte Arbeitsbeschreibungen, um zeitaufwändige Nachfragen zu vermeiden", beschreibt Puls. Ein weiterer großer Vorteil ergibt sich bei der Fotodokumentation. Auch hier war für Erich Puls´ Geschmack der Aufwand bisher zu groß: "Kamera suchen und holen, Bilder machen, Speicherkarte entnehmen und einlesen, Bilder zuordnen etc., das haben wir alles abgekürzt". Heute werden die Bilder mit dem Smartphone gemacht und gleich dem geöffneten Auftrag zugeordnet. Daraus ergibt sich nicht nur eine Zeitersparnis, sondern auch eine wachsende Bereitschaft, überhaupt Bilder zu machen, weil es schnell und unkompliziert geht.

Digitale Sicherheit

Im Zuge der Einführung von Werbas.blue 6.0 hat Erich Puls weitere Schritte zur Digitalisierung seines Betriebes unternommen. So wurde ein interner Messenger-Dienst eingerichtet, damit die Mitarbeiter auch untereinander Nachrichten verschicken können. Außerdem verfügt heute jedes elektronische Testgerät, vom Diagnosetester über das Achsmessgerät bis zum AU-Gerät, über die Anwendung "Print2Archive". "Bislang mussten beispielsweise Fehlerprotokolle vom Tester an den Drucker geschickt, dort ausgedruckt und anschließend eingescannt werden, um sie dem digitalen Auftrag beizufügen. 'Print2Archive' kürzt den Schritt ab und erstellt direkt eine PDF-Datei, die direkt zum Auftrag abgespeichert wird", sagt Puls.

Zu guter Letzt hat sich der Inhaber jüngst dazu entschlossen, die Datensicherung an ein externes Rechenzentrum abzugeben. "Verschiedene Ereignisse in den letzten Jahren, unter anderem zwei Einbrüche im Betrieb, haben mir klar gemacht, dass eine Datensicherung im Hause keinen Sinn macht oder notwendige Sicherungsmaßnahmen hohe Kosten verursachen", erklärt der Betriebsinhaber. Seit August laufen alle Programme einschließlich Nebenprogrammen auf einem externen Server im Rechenzentrum der Centron GmbH.

Zusammenfassend beschreibt Puls die größten Vorteile der Digitalisierungsmaßnahmen wie folgt: "Mit Werbas.blue 6.0 profitieren wir nicht nur von deutlichen Zeiteinsparungen, die Arbeitsläufe wurden insgesamt viel effizienter und können jederzeit lückenlos nachvollzogen werden. Dass wir pro Auftrag mindestens drei DIN-A4-Blätter Papier sparen, ist ein angenehmer Nebeneffekt."

Infokasten

Mit Werbas.blue 6.0 stehen folgende Prozesse und Aufgaben digital, mobil und cloudfähig zur Verfügung:- Auftrag: Auftragseröffnung, -verlauf, Zeiterfassung, Bearbeitung von Auftragspositionen, Nutzung von Schnittstellen, Direktannahme, Auftragsbudgetkontrolle- Kunde: Anlage und Bearbeitung, Fahrzeugverlauf, Ertragsauswertung, Kundenhistorie, digitale Unterschriften, Archivzugriff- Fahrzeug: Anlage und Bearbeitung, Verlauf, Ertragsauswertung, Terminübersicht, Anzeige Zusatzinformationen, Fahrzeugschilderkennung zur Identifizierung- Weiteres: Bearbeitung digitaler Checklisten, Kalkulation und Bestellung Ersatzteile, Ertragsanalysen, Inventur, komplette Shopfunktionalität, keine Vertragsbindung

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