Unternehmensberatung für Kfz-Betriebe - Serie Teil 3
Auch wenn er mit Leib und Seele Kfz-Meister ist, behält Werkstattinhaber Michael Dittmar das Betriebswirtschaftliche fest im Auge. Für eine umfassende Unternehmens- und Standortanalyse engagierte er einen Unternehmensberater.
Einer ungewöhnlich hohen Werkstattdichte erfreut sich die Elsa-Brändström-Straße in Bochum: Dort gibt es gleich fünf Kfz-Betriebe, ein paar Straßen weiter finden sich nochmals zwei Freie Werkstätten. Trotz der vielen Mitbewerber kann sich die Dittmar + Stachowiak GmbH, die ihren Firmensitz seit 2003 in der Elsa-Brandström-Straße 23 bis 27 hat, über mangelnden Zulauf nicht beklagen. Dennoch wollten Michael Dittmar und Thomas Stachowiak genauer wissen, wie es um die Stärken und Schwächen ihrer Werkstatt bestellt ist. „Wir haben zwar schon gemerkt, dass bei uns meistens mehr los ist als bei den anderen“, sagt Dittmar. „Aber wir wollten Fakten zu unserer Marktposition – und darüber hinaus auch herausfinden, was wir noch verbessern können.“
Daher holten sie sich Unterstützung von Michael Zülch, der als Unternehmensberater und Trainer hauptsächlich für die Kfz-Branche tätig ist. Michael Dittmar kannte ihn bereits von mehreren Seminaren, an denen er teilgenommen hatte. „Und auch bei den CARAT Service-berater-Wettbewerben, die Michael Zülch mitgestaltet und an denen wir als Partner des Werkstattsystems ad-autodienst regelmäßig teilnehmen, hatten wir bereits Kontakt.“ In der Freien Werkstatt, die zudem als Karosserie-Fachbetrieb arbeitet, sind neben den Inhabern, beide Kfz-Meister, noch drei Gesellen, zwei Azubis zum Kfz-Mechatroniker sowie eine Voll- und eine Teilzeitkraft im Büro beschäftigt.
Wettbewerbsumfeld analysiert
Für die Standortanalyse nahmen Michael Zülch und ein weiterer Berater seines Teams den Betrieb und dessen Wettbewerbsumfeld unter die Lupe. Um möglichst aussagekräftige Zahlen zu ermitteln, trennten sie nicht nur in die üblichen Bereiche Arbeit, Teile, Shop, sondern definierten fünf Geschäftsfelder: Allgemeine Reparaturen, Inspektionen/Fahrzeugwartung, Lack/Unfall, Glas und Reifen. Innerhalb dieser Geschäftsfelder wird zudem noch in Privat- und Firmenkunden unterschieden. Auf Basis der Zulassungszahlen des Kraftfahrtbundesamts (KBA) ermittelten die Berater die Eckdaten zum Fahrzeugbestand im Einzugsgebiet der Werkstatt. Und nachdem die Zahl der Fahrzeuge, die Fahrzeugtypen und deren Alter feststanden, berechneten sie anhand von Servicekennzahlen, wie hoch das Umsatzpotenzial für Freie Werkstätten im Einzugsgebiet je nach Geschäftsfeld ausfällt. Diese Werte verglichen sie wiederum mit den Zahlen von D+S und konnten so die Marktanteile der Werkstatt in jedem einzelnen Geschäftsfeld bestimmen. Wie hoch die jeweils ausfielen, will Michael Dittmar zwar nicht verraten, gibt aber zu, dass er positiv überrascht war. „Die Zahlen waren letztlich eine Bestätigung unserer Leistungen. Sie bilden aber auch die Grundlage dafür, dass wir künftige Entwicklungen richtig einordnen können.“ Und er wisse jetzt genau, welcher Bereich wie viel zum Umsatz und zum Gewinn beisteuert.
Die Beratung zeigte Michael Dittmar und Thomas Stachowiak aber nicht nur das Marktpotenzial im Einzugsgebiet, sondern auch Möglichkeiten, ihre Marktanteile und die Profitabilität zu verbessern. „Eine Konsequenz unserer Analysen war die Optimierung des Stundenverrechnungssatzes und des Teileaufschlags“, erinnert sich Michael Zülch. „Optimierung“ heißt in diesem Fall, dass beide Werte moderat erhöht wurden. „Und das konnten wir problemlos umsetzen – schließlich fragt kein Kunde, wie viel denn bei uns die Arbeitsstunde kostet und was wir auf die Teile aufschlagen“, ergänzt Michael Dittmar.
Darüber hinaus verglichen die Berater die Kosten der Werkstatt mit branchenüblichen Durchschnittswerten. Auch hier schnitt D+S sehr gut ab. Im Abschlussbericht wurde der Werkstatt nicht nur eine positive Umsatzsituation bescheinigt, sondern auch eine überdurchschnittlich hohe Produktivität. Lediglich die Fahrzeugkosten fielen bei D+S ungewöhnlich hoch aus. „Das liegt an den Ersatzfahrzeugen, die wir unseren Kunden zur Verfügung stellen“, erklärt Dittmar. „Und an diesem Service wollen wir auch künftig festhalten.“ Darüber hinaus erkannten Michael Zülch und sein Kollege Optimierungsbedarf im Teilebereich. Sie rieten zu einer Umstrukturierung des Lagers, um die Wege der Werkstattmitarbeiter und die Zeit, die für die Teilezusammenstellung pro Auftrag anfällt, zu verkürzen. Dazu trägt auch das interne System bei, das vorsieht, dass für jeden Werkstattauftrag ein Teilekarton bereitgestellt wird, in dem die vorrätigen sowie die speziell für den Auftrag bestellten Teile gesammelt werden. Seither hat Thomas Stachowiak, der für Werkstattorganisation und Arbeitseinteilung zuständig ist, seinen Schreibtisch zwischen Lager und dem Auftragsstempelgerät. „Genau da, wo das Geld verbraucht wird“, fasst Dittmar zusammen.
Der Gewinn liegt im Einkauf
Weitere Verbesserungspotenziale stellten die Berater beim Einkauf von Teilen und Fremdleistungen fest. „Daraufhin haben wir mit den Kollegen, an die wir Aufträge wie zum Beispiel Lackarbeiten weitergeben, nachverhandelt und beim Teilehandel über den Tellerrand geschaut.“ Reifen kauft D+S seither bei einem Internet-Portal ein, das nicht nur mit einem breiteren, sondern auch deutlich günstigeren Angebot aufwarten kann. Darüber hinaus vergleicht Dittmar jetzt regelmäßig die Preise bestimmter Teilegruppen. „Bevor ich dann anderswo kaufe, suche ich das Gespräch mit meinem Stammlieferanten“, betont Dittmar. „Gewechselt wird nur bei erheblichen Differenzen, die nicht ausgeglichen werden können.“
All diese Feinjustierungen tragen stark dazu bei, dass die Werkstatt noch leistungsfähiger geworden ist, so Dittmars Fazit. Besonders wichtig ist ihm jedoch auch die Transparenz über die Zahlen. Damit könne er nun sehr schnell erkennen, was los ist und wo er eingreifen müsse. „Das hilft auch bei Bankgesprächen.“ Grundsätzlich zufrieden ist Dittmar mit seiner Marketingstrategie, die ebenfalls Thema der Beratung war. „Die Standortanalyse hat gezeigt, dass unsere Werbung ankommt.“ Den größten Teil des Budgets investiert D+S in Imagewerbung in Form von Anzeigen. Da bei D+S jeder Neukunde gefragt wird, wie er auf die Werkstatt aufmerksam wurde und dies dann per Kürzel im Werkstattsystem festgehalten wird, weiß Dittmar genau, welche Werbemaßnahmen zu welchen Ergebnissen führen. Derzeit probiert D+S Werbe-Zuckertüten aus, die mit dem Firmenlogo versehen sind und kostenlos an Frisöre, Cafés, Bäckereien und Restaurants in der Gegend verteilt werden.
„Für uns als mittelständische Werkstatt war die individuelle Betriebsberatung nicht billig – aber sie war ihren Preis wert“, sagt Michael Dittmar abschließend. Zudem bekam er einen Teil der Beratungskosten über öffentliche Fördermittel (siehe Kasten) wieder zurückerstattet. Diese Förderung kann er im Jahr 2015 erneut nutzen – was er auch tun möchte. „Mit der Erstberatung vor zwei Jahren haben wir den Grundstock gelegt. Beim nächsten Mal wollen wir uns die Situation im Marktumfeld nochmal anschauen und überprüfen, ob unsere Maßnahmen Wirkung gezeigt haben.“ Denn grundsätzlich nutze er alle Möglichkeiten, sich über Unternehmensführung zu informieren. Die Teilnahme an BWL-Seminaren gehört für ihn genauso dazu wie die Lektüre von Fachzeitschriften. Und auch die Beratungsangebote der Handwerkskammer (HWK) nehmen Dittmar und Stachowiak gerne in Anspruch. So ließen sie sich erst vor Kurzem zum Thema Energiesparen beraten. Außerdem beteiligt sich die Werkstatt regelmäßig am ZDK-Betriebsvergleich.
Kontinuierlich optimieren
„Ich weiß mittlerweile, dass das Geld einer Kfz-Werkstatt im Büro verdient wird – aber ich bin nun mal Kfz-Meister und kein Betriebswirtschaftler“, sagt Dittmar abschließend. Damit stellt er allerdings sein Licht schon etwas unter den Scheffel: Schließlich bildete er sich bei der Handwerkskammer Dortmund zum „Unternehmensmanager (HWK)“ fort. Beim CARAT Servicemeister-Wettbewerb kam er im Bereich Betriebswirtschaft jedes Mal in die Endrunde und sechs Mal landete er sogar ganz oben auf dem Siegertreppchen. Dennoch ist er alles andere als beratungsresistent – im Gegenteil: „Man kann schließlich immer etwas verbessern.“ Eva Elisabeth Ernst
▶ Die Anhebung von Stundenverrechnungssatz und Teileaufschlag wurde von den Kunden akzeptiert.
Fördermittel für Beratung
„Natürlich kostet eine Unternehmensberatung erst einmal Geld“, sagt Michael Zülch, Geschäftsführer der Zülchconsulting GmbH in Bergisch-Gladbach. „Aber Werkstattinhaber sollten dies als Investition betrachten und im Verhältnis zu dem Mehrertrag sehen, den sie durch die Beratung erreichen können.“ Voraussetzung dafür ist, dass der Berater die entsprechenden fachlichen und persönlichen Qualifikationen mitbringt. Denn „Unternehmensberater“ ist keine geschützte Berufsbezeichnung. Jeder darf sich so nennen und auf Kundenfang gehen. Umso wichtiger ist es, dass ein potenzieller Kunde vor der Beauftragung sicherstellt, dass der Berater in der Branche einen guten Namen hat und überprüfbare (!) Referenzen zu Beratungen mittelständischer Kfz-Betriebe nennen kann.
Zudem sollte ein Berater über öffentliche Fördermöglichkeiten Bescheid wissen, mit denen seine Leistungen subventioniert werden können. „Hier gibt es Länderprogramme, die von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich ausfallen“, erklärt Zülch. Doch auch der Bund bezuschusst Beratungen für kleinere und mittlere Unternehmen, die seit mindestens einem Jahr am Markt tätig sind, mit Geldern aus dem Europäischen Sozialfonds (ESF). Das Programm wird vom Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie betreut. Die zulässigen Beratungsthemen sind weit gefasst: Gefördert werden allgemeine Beratungen zu allen wirtschaftlichen, technischen, finanziellen, personellen und organisatorischen Fragen der Unternehmensführung. Der Höchstzuschuss zu den vom Berater in Rechnung gestellten Beratungskosten beträgt maximal 1.500 Euro, wobei in den alten Bundesländern 50 Prozent, in den neuen Bundesländern einschließlich des Regierungsbezirks Lüneburg 75 Prozent der Beratungskosten erstattet werden.
www.bafa.de | www.beratungsfoerderung.info
Auch die KfW unterstützt Unternehmensberatungen. So kann zum Beispiel bis zu fünf Jahre nach der Unternehmensgründung ein Gründercoaching bezuschusst werden. Weitere Programme: Der Runde Tisch und die Turnaround-Beratung für Unternehmen in wirtschaftlichen Schwierigkeiten.
www.kfw.de
