Serie, Teil 4: Urlaubsplanung muss sein
Anwesenheitsquote und der Krankenstand sind wichtige Indikatoren für das Controlling im Service (s. asp 1-2013, S. 38). Urlaub ist ein weiteres wichtiges Steuerungsinstrument, das von vielen Unternehmern häufig unterschätzt wird.
Sicher – der Urlaub und auch die Urlaubsmenge sind tariflich geregelt und man könnte meinen, damit ist das Thema Urlaub eher schicksalhaft zu verstehen. Aber weit gefehlt. Dem Urlaub wird eine hohe Steuerungsfunktion zuteil. Keine oder nur sehr unzureichende Steuerung kann nämlich erheblichen Schaden im Unternehmen anrichten.
Fragt man zum Beispiel heute Autohausmitarbeiter, wer denn noch Resturlaub hat, dann heben sich ziemlich viele Hände. Und das über alle Hierarchieebenen hinweg. Resturlaub hat in Deutschland schon Tradition. „Ist doch auch nicht so schlimm“ wird man beschieden. „Bis zum 31.03. bekommen wir den schon weg.“ Das ist erstaunlich: Bis zum 31.12. des laufenden Jahres den Urlaub zu nehmen ist scheinbar schier unmöglich. Aber bis zum 31.03 des Folgejahres ist das dann kein Problem. Ja gut, da sind die ruhigen Monate. Aber die waren ja auch schon letztes Jahr. Und da hätte man auch schon neuen Urlaub nehmen können. Denn das ist das eigentlich Dumme am Urlaub: Es gibt jedes Jahr wieder frischen.
Übrigens stimmt die Annahme mit den schwachen Monaten nicht, denn Untersuchungen in der Branche zeigen, dass im ersten Halbjahr ziemlich genau die Hälfte des Jahresumsatzes erwirtschaftet wird. Wenn also im ersten Quartal zwingend der Resturlaub genommen werden muss, dann fährt der Unternehmer schon aufgrund des Fehlens von Mitarbeitern den möglichen Umsatz runter.
Eine Hypothek für das nächste Jahr
Natürlich kann der Unternehmer für den Resturlaub eine Rückstellung bilden. Er muss es sogar. Aber neben dem Aufwand, der damit einhergeht, beläuft sich die Rückstellung stets auf das Gehalt des Mitarbeiters, nicht auf den potenziellen Umsatz. Zur Verdeutlichung ein Rechenbeispiel:
Ein Monteur hat bei einem Gehalt von 2500 Euro noch fünf Tage Resturlaub. Inklusive der Arbeitgebernebenkosten sind dafür ca. 850 Euro als Rückstellung zu bilden, denn das ist der Gehaltsanteil, den der Unternehmer im nächsten Jahr dem Mitarbeiter während des Abbaus des Resturlaubs zahlen muss. Aber – wenn der Mitarbeiter im nächsten Jahr aufgrund von Resturlaub fünf Tage nicht da ist, dann entspricht das 40 Arbeitsstunden!
Und wenn man nur 80 Prozent davon mit dem Stundenverrechnungssatz von angenommen 60 Euro multipliziert, dann schlägt da eine Umsatzeinbuße von 1.920 Euro zu Buche. Von diesem Betrag können Sie sich dann im nächsten Jahr schon mal verabschieden. Resturlaub wird so zu geliehenem Geld aus dem nächsten Jahr.
Frühzeitig Urlaub planen
Aber warum ist das so? Nun, einer der Gründe ist sicherlich, dass man sich als Unternehmer nicht früh genug mit dem Thema Urlaub auseinandersetzt. Und da sollte zunächst einmal eine Regel gelten und allen Mitarbeitern vermittelt werden: Urlaub ist immer im laufenden Jahr zu nehmen. Und das bedeutet, dass man sich jede Woche mit dem Thema in Abhängigkeit von dem Werkstattplaner auseinandersetzen muss. Jede Woche und das ab dem 2. Januar!
Wenn Sie mit dem Auto von Köln nach München fahren und zu einer bestimmten Zeit dort ankommen wollen, können Sie es sich auch nicht leisten, in Würzburg ausgiebig Pause zu machen, weil sie da noch so viel Zeit haben. Spätestens ab Ingolstadt rächt sich das und Sie werden – auch unter Mißachtung aller Verkehrsregeln – nicht pünktlich zur geplanten Zeit in München ankommen.
Wer also bis Ende März wartet, um sich mit dem Thema Urlaub zu beschäftigen, der hat schon ein Viertel des Jahres hinter sich, in dem kaum Urlaub abgebaut wurde, trotz der angeblich ruhigeren Monate. Und Ende März ist schnell da! Am 30. Juni sollte man dann mal „Kasse machen“. Das Jahr ist nun zur Hälfte rum und man sollte prüfen, wieviel Prozent des Urlaubs abgebaut wurden. Sind jetzt erst 30 Prozent des Urlaubs genommen, ist die logische Konsequenz, dass bei 50 Prozent Restjahr noch 70 Prozent Urlaub zu verbrauchen sind.
Wer bis Ende Juni gleichzeitig 50 Prozent des geplanten Jahresumsatzes gemacht hat – und das ist in vielen Betrieben Realität – hat jetzt ein Problem. Denn dummerweise kommen dann nach der Urlaubszeit die arbeitsreichen Monate und man kann keinen Mann entbehren. Doch schon rein rechnerisch bekommt man es nicht hin, bei Abbau von 70 Prozent des Urlaubs 50 Prozent des Umsatzes zu machen.
Damit können Sie als Unternehmer am 30. Juni schon eine ziemlich gute Prognose darüber abgeben, wo Ihr Jahr umsatzmäßig enden wird. Und wenn man das in Autohäusern macht, führt das immer zu traurigen Gesichtern. Das Ende vom Lied ist klar. Die Mitarbeiter bauen ihren Urlaub nicht vollständig ab und nehmen den Rest mit ins neue Jahr. Und schon wieder hat sich der Unternehmer Geld aus dem Folgejahr geliehen.
Es muss aber auch ganz klar gesagt werden: Wenn Sie Resturlaub abbauen wollen, dann müssen Sie entweder auf Umsatz verzichten – oder Sie schauen sich jede Woche den Terminplaner an und bauen den Resturlaub konsequent in kleinen Blöcken dann ab, wenn es die Arbeitsbelastung zulässt und der Mitarbeiter ansonsten viel Leerlauf produzieren würde. Oder als letzte Lösung: Sie kaufen dem Mitarbeiter Urlaub ab. Jetzt werden zwar die Gewerkschaften schreien, dass hier lieber mehr Mitarbeiter eingestellt werden sollten. Wir reden aber vielleicht über fünf Tage pro Jahr. Und nicht über eine Ganztageskraft mit 210 Arbeitstagen. Daher zieht dieses Argument nicht.
Wenn der Mitarbeiter für die verkauften Tage ca. zehn Prozent mehr netto rausbekommt, dann macht das unter Umständen für alle Sinn! Aber – nicht unter den Mindesturlaubsanspruch von 24 Tagen gehen. Sonst verstößt man gegen das Bundesurlaubsgesetz.
Mit gutem Beispiel voran
Ein weiterer beachtenswerter Punkt ist an dieser Stelle, dass der Urlaub wenn irgend möglich nicht in großen Teilen über zwei Wochen Dauer im Sommer genommen werden sollte. Denn Monteure, die Geld bekommen, ohne da zu sein, machen nun mal keinen Umsatz. Und wenn von vier Monteuren nur zwei da sind, dann schaffen es diese zwei nicht, soviel Umsatz zu machen, um alle Kosten zu bezahlen. Dann geht es an die Reserven – sprich die Liquidität. Es hat nicht wenige Autohäuser gegeben, die im Sommer deutlich in Probleme gekommen sind, weil – egal wie hart die verbliebene Mannschaft gearbeitet hat – zu wenig frisches Geld hereinkam.
Deshalb nochmal: Machen Sie sich wöchentlich ein Bild darüber, wer im Team noch wieviel Urlaub hat und machen Sie das Thema zur Chefsache. Machen Sie den Urlaubsplaner transparent für alle und tragen Sie sich auch selbst ein. Und gehen Sie mit gutem Beispiel voran. Auch wenn das manchmal bedeutet, dass man Urlaub einträgt und trotzdem im Betrieb erscheint.
Nehmen Sie es sportlich. Die Samstage, Sonntage und durchwachten Nächte sind ja auch im Unternehmerlohn enthalten. Aber eins ist garantiert: Mitarbeiter bekommen schnell mit, ob sich auch der Chef an die Abmachungen hält.
Georg Hensch
- Ausgabe 2/2013 Seite 48 (1.4 MB, PDF)
