Kurzfassung
Arbeitsschutzrechtliche Vorgaben setzt das Autohaus Obermaier mit Expertise von TÜV SÜD Pluspunkt GmbH um. Dabei spielt die überarbeitete digitale Plattform TÜV SÜD Audit-Management-Tool eine zentrale Rolle.
Die noch fehlende Markierung der Stolperfalle sticht Tobias Plößner gleich ins Auge: "Hier muss noch eine Markierung angebracht werden, damit niemand stolpert", bemerkt der Experte für Arbeitssicherheit beim Rundgang durch die Werkstatt. Penibel zu sein gehört zur Kernkompetenz von Tobias Plößner, Leitende Fachkraft für Arbeitssicherheit und Brandschutzbeauftragter TÜV SÜD Pluspunkt GmbH. Mehrmals im Jahr ist Plößner beim Autohaus Ostermaier in Vilsbiburg vor Ort, wo TÜV SÜD die Grundbetreuung beim Thema Arbeitsschutz als externer Dienstleister übernommen hat. Dazu gehört die Erstellung von Gefährdungsbeurteilungen für unterschiedliche Arbeitsbereiche, die Erstellung von geeigneten Maßnahmenkatalogen und die Durchführung der jährlichen Unterweisungen für Mitarbeiter. Bei einem Vor-Ort-Termin dürfen wir dem Arbeitsschutz-Fachmann über die Schulter schauen.
Martina Degenbeck ist stellvertretende Serviceleiterin am Standort und darf heute die neue digitale Plattform einmal näher kennenlernen, die TÜV SÜD derzeit ausrollt und damit die Perfomance und Transparenz der Betreuung und Beratung auf ein noch besseres Niveau hebt. "Wir arbeiten hier in Vilsbiburg und an allen anderen Standorten schon länger mit TÜV SÜD im Bereich Arbeitssicherheit und Brandschutz zusammen. Über die digitale Plattform haben wir jederzeit einen vollständigen Überblick über alle Bereiche beim Arbeitsschutz. Wir finden dort beispielsweise alle Gefährdungsbeurteilungen und Maßnahmenkataloge und sehen jederzeit, wo noch offene Punkte sind", erklärt Degenbeck in ihrem Büro. Hier ist der Zugang zur Plattform über den Browser auf ihrem Rechner gerade geöffnet und sie deutet auf die übersichtlich angeordnete Ordnerstruktur.
Digitale Plattform
Tobias Plößner ergänzt: "Die digitale Plattform haben wir schon vor rund zwei Jahren eingeführt, jetzt wurde sie entscheidend verbessert, um die Übersichtlichkeit noch mal zu verbessern. Das Ziel, komplett wegzukommen von ausgedrucktem Papier und alles digital abzubilden, haben wir damit weitgehend erreicht." Am Beispiel der Gefährdungsbeurteilung – ein Baustein von vielen – wird deutlich, wovon Plößner spricht: Während das digitale Formular für die Gefährdungsbeurteilung bislang teils mit langen Freitexten gearbeitet hat, ist die neue Version deutlich schlanker und übersichtlicher – nicht zuletzt durch den leicht verständlichen Farbcode, der sofort Auskunft darüber gibt, wo es noch offene Punkte gibt und welche Punkte bereits vollständig abgearbeitet sind.
Klickboxen, Drop-down-Menüs und Freitextfelder für Bemerkungen – das Ausfüllen der digitalen Templates ist für den TÜV SÜD-Mitarbeiter jetzt viel leichter auf seinem Tablet möglich. Aus einem Menü kann er gezielt die Bausteine raussuchen, die vor Ort beim Kunden relevant sind. Praktisch: Pflichtfelder, die unbedingt ausgefüllt werden müssen, sind farblich gekennzeichnet. Wenn sie nicht ausgefüllt werden, geht es im Prozess nicht weiter – dies erhöht die Prozesssicherheit. Zur Dokumentation können mit dem Tablet aufgenommene Fotos gleich eingefügt werden.
Der nächste Schritt ist in der Regel die Erstellung eines Maßnahmenplanes. Tobias Plößner: "Wenn ich das digitale Formular öffne, werden alle Stammdaten des Kunden automatisch übernommen. Und: Alle in der Gefährdungsbeurteilung beanstandeten Punkte tauchen automatisch gespiegelt im Maßnahmenkatalog auf." Die Struktur im Dokument gibt zu jeder Maßnahme eine Einstufung der Priorität der Umsetzung. Zudem muss ein verantwortlicher Mitarbeiter benannt werden sowie ein Termin für die Umsetzung. Bereits erledigte Aufgaben sind grün markiert – Rot signalisiert: Hier ist noch Handlungsbedarf. Sobald das Dokument abgespeichert wird, liegt es auf der Plattform und ist als nicht veränderbare PDF-Datei sofort für den Kunden zugänglich. Plößner: "Sobald ich aus dem Autohaus gehe, hat der Kunde das schon auf dem Rechner."
Derzeit rollt TÜV SÜD zusätzlich eine Dashboard-Funktion aus. Sie liefert dem Kunden eine umfassende Übersicht, wo noch Handlungsbedarf besteht. Die Analyse kann dabei auch für Betriebe mit mehreren Standorten dargestellt werden. Einen großen Mehrwert der Plattformlösung sieht Martina Degenbeck in der lückenlosen und übersichtlichen Dokumentation aller Vorgänge. "Das ist ein wichtiger Punkt auch für den Fall, wenn die Verantwortlichkeiten im Unternehmen wechseln und sich ein anderer Mitarbeiter einarbeiten muss." Durch die geordnete Ordnerstruktur könne der Nachfolger sehr leicht nachvollziehen, was gemacht wurde und wie der Bearbeitungsstand ist.
Nachvollziehbare Dokumentation
Das ist auch für Tobias Plößner ein wichtiger Punkt: Wenn aus irgendwelchen Gründen der Betreuer einmal wechseln sollte, hat auch dessen Nachfolger gleich alle Informationen geordnet vorliegen. Die Software ist eine Eigenentwicklung von TÜV SÜD Pluspunkt und das Ergebnis jahrelanger Expertise der Mitarbeiter. Die Nutzung der Plattform ist für Kunden im Bereich Arbeitssicherheit kostenlos.
Bei Autohaus Ostermaier ist das Thema Arbeitssicherheit auf mehrere Schultern verteilt: "Wir haben unterschiedliche Betriebsbereiche und dort jeweils einen verantwortlichen Mitarbeiter definiert, unter anderem Personal, Werkstatt, Teilelager oder Verkauf. Die Organisation der Arbeitssicherheit erfolgt jeweils standortbezogen, weil die Mitarbeiter vor Ort die Gegebenheiten am besten kennen", ergänzt Martina Degenbeck.
Dass sie die externe Unterstützung durch TÜV SÜD Pluspunkt im Rücken hat, findet Martina Degenbeck mehr als beruhigend: "Wir sind ja keine Fachleute für Arbeitssicherheit. Die Einschätzung unseres TÜV SÜD-Mitarbeiters und dessen Empfehlungen sind daher sehr wertvoll." Die digitale Plattform passe zur eigenen Unternehmens-Strategie. "Wir sind dabei, das Autohaus noch digitaler zu machen. Im Servicebereich haben wir die Fahrzeugannahme mit Tablet eingeführt; wenn das Auto fertig ist, bekommt der Kunde eine SMS auf sein Telefon", nennt Martina Degenbeck einige Verbesserungen. Immer noch in vielen Betrieben nicht selbstverständlich: Bei Ostermaier kann man den nächsten Werkstatt-Termin auch im Internet problemlos buchen. Am Standort Straubing kümmert sich eine zentrale Abteilung um das Lead Management und verteilt die Anfragen.