Integrierter Teilekatalog von Trost
Das Teilegroßhandelsunternehmen Trost SE hat einen Teilekatalog geschaffen, der nicht nur deutlich schnellere und exaktere Bestellungen ermöglichen soll. Für Werkstätten bietet der repdoc Teile- und Technikkatalog eine Fülle an Informationen aus unterschiedlichen Quellen in einheitlicher Struktur.
Als man im Hause Trost 2007 anfing, über ein neues Katalogsystem und die Ablösung des Systems Ti-Rep nachzudenken, war den Beteiligten klar, dass dies durchaus eine große Herausforderung werden wird. Welche komplexen Anforderungen damit tatsächlich verbunden waren, war damals aber noch nicht erkennbar. „Wäre es das gewesen, hätte so mancher sicher schon damals schlaflose Nächte gehabt“, erzählt Andreas Deiß, Leiter Kunden-IT bei Trost SE, der das Projekt von Beginn an geleitet hat. Ti-Rep als Katalog war in der Branche mit über 10.000 Installationen anerkannt und von den Kunden geschätzt. Stark wachsender Katalogumfang, eine deutliche Zunahme von Verknüpfungen und die stetig steigende Zahl techni-scher Informationen brachten den alten Katalog aber an seine Grenzen, was sich unter anderem auch in verlängerten Zugriffszeiten bei der Teileauswahl bemerkbar machte.
Damit waren die Kernanforderungen für den neuen Katalog klar: Ein schnelles System mit kurzen Zugriffszeiten, das einfach zu handhaben ist und dennoch möglichst exakte Ergebnisse bei Teileidentifikation und -bestellung liefert und zudem in der Lage ist, zu jedem Ersatzteil verknüpfte technische Informationen aus unterschiedlichen Quellen bereitzustellen. Dazu noch die nicht minder anspruchsvolle Aufgabe, das System so aufzusetzen, dass in allen Ländermärkten, in denen die Trost SE-Gruppe tätig ist, als Standardkatalog eingesetzt werden kann. „Das bedeutete von vornherein Mehrsprachigkeit des Systems – aktuell sieben Sprachen – und die Abbildung länderspezifischer Besonderheiten, die es beispielsweise in osteuropäischen Märkten gibt“, so Deiß. Oberste Maxime bei der Entwicklung sei außerdem gewesen, das gesamte Datenmanagement für den Katalog in der eigenen Hand zu haben, um sich nicht von Dritten abhängig zu machen
Universelles Datenbanksystem
Für die Entwicklung des Katalogs wählte man die Limex Computer GmbH, Osnabrück. Die hat im Auftrag der TEMOT-Gruppe bereits die sehr erfolgreiche Werkstattabwicklungssoftware repdoc entwickelt, die mittlerweile bundesweit von mehr als 5.000 Werkstätten genutzt wird.
Der neue Katalog sollte auf Basis eines PIM-Systems (Produktinformations-Managementsystem) entwickelt werden, einer Standardsoftware, in der man alle möglichen Daten aus unterschiedlichen Quellen zusammenführen und diese dann zentral in verschiedene Medien einspeisen kann. „Wir mussten aber nach eineinhalb Jahren feststellen, dass ein Standard PIM-System für uns nicht geeignet war. Zwar war die Masse der Daten beherrschbar. Als kritisch erwiesen sich aber die Verknüpfungsinformationen mit über 125 Mio. Verknüpfungsdetaildaten. Diesem Datenvolumen und den komplexen Datenmodellen war die Standardversion einfach nicht gewachsen“, erzählt Andreas Deiß.
Darum entschied man sich bei Trost, auch hierfür eine eigene Lösung, den repdoc data manager, kurz rdm, zu bauen. Auch dieser rdm wurde von Limex entwickelt und funktioniert im Prinzip ähnlich wie ein PIM-System, ist allerdings wesentlich besser auf die Anforderungen des Automotive-Aftermarkts abgestimmt. Darauf basierend war es dann möglich, auch den Katalog repdoc genau auf die Bedürfnisse und Prozesse in der Werkstatt zu entwickeln . „Wir haben uns vor der Entwicklung des Systems in vielen Werkstätten genau die Prozesse angesehen und diese im System umgesetzt“, erzählt Klaus Berg, Geschäftsführer von Limex Computer. Technisch ist der repdoc data manager ein universelles Datenbanksystem, das sämtliche Katalog- und Technikdaten der Trost SE verwaltet und diese Daten in veredelter Form zentral für alle Mitarbeiter und Systeme der Trost SE zur Verfügung stellt. Aktuell sind im System knapp drei Mio. Artikeldaten mit über 125 Mio. Verknüpfungsdetails hinterlegt. Hinzu kommen über 1,3 Mio. Bilddaten, ca. 30.000 Fahrzeuge u.a. auf Basis von TecDoc und KBA-Daten, über 1,4 Mio. technische Daten unterschiedlicher Datenanbieter und rund 60 Mio. Arbeitswerte.
„Der Data Manager ist so konstruiert, dass wir Daten aus unterschiedlichen Quellen in nahezu beliebiger Zahl ins System einspeisen und nach der von Trost definierten Struktur an alle angeschlossenen Systeme verteilen können“, erklärt Klaus Berg.
Fremddaten werden veredelt
Das trotz der enormen Datenmenge die Geschwindigkeit nicht leidet und die Bearbeitung der Teileidentifikation und deren Verknüpfung mit spezifischen technischen Informationen quasi auf Knopfdruck geschehen, ist das eigentlich Verblüffende an dieser Lösung. „Die Komplexität des Systems im Hintergrund wird durch die extrem einfach zu bedienende Oberfläche deutlich“, bemerkt Klaus Berg nicht ohne Stolz. Bevor Fremddaten, Teileinformationen, technische Daten etc. ins System übernommen werden, erfolgt eine Datenveredelung. „Im rdm nutzen wir beispielsweise die Daten von TecDoc als eine von vielen Quellen neben weiteren Daten z.B. der Automobilhersteller, der Teileindustrie etc. All diese Daten überführen wir in eigene Strukturen, aus denen heraus sie weiter veredelt und erst dann mit dem Katalog repdoc an unsere Anwender weitergegeben werden“, erklärt Andreas Deiß. Veredelt heißt, dass die Daten nachgearbeitet werden und dadurch beispielsweise eine bessere Teileidentifikation möglich wird.
„In TecDoc sind die Fahrzeugstämme zu wenig differenziert, zu stark standardisiert. Das führt zu Mehrfachzuordnungen eines Teils und in der Folge zu Mehrfachbelieferungen mit mehreren möglichen Ersatzteilen für ein und denselben Reparaturfall“, nennt Deiß ein Beispiel. Um dies zu vermeiden, verfeinere man die generischen Artikel aus TecDoc. „Der Standardverbauungsort im Fahrzeug umfasst bei TecDoc 3.500 Knoten. Wir haben in unserem System die Anzahl auf 19.000 Knoten erhöht und damit eine deutlich exaktere Zuordnung von Ersatzteilen erreicht.
Einfache Handhabung für Anweder
Während bei TecDoc Radbremszylinder in der Rubrik Bremszylinder abgelegt sind und man die Zuordnung nach Vorder- oder Hinterachse, Radbremszylinder rechts oder links als Anwender selbst suchen muss, haben wir unseren Suchbaum so verfeinert, dass Radbremszylinder vorne links direkt im Suchbaum anwählbar ist.“ Bei diesen exakten Verbauortbeschreibungen orientiert man sich bei Trost an den Katalogen der Automobilhersteller und hat dafür eine Trost-Generik fest definiert. Zudem hat man Funktionen geschaffen, mit denen eine automatische Zuordnung bei der Übernahme von TecDoc Daten möglich ist. Alles was nicht automatisch zugeordnet werden kann, wird manuell nachgearbeitet.
Von dem hohen Aufwand merkt der Anwender nichts, soll er auch nicht. „Das System soll ihn bestmöglich unterstützen. Sämtliche Prozesse sind auf die Abläufe in der Werkstatt zugeschnitten. Der Anwender hat über die Onlinebestellung im Artikel sofort eine Bestellabfrage, kann sehen, wo liegt das Teil. Hat er es selbst auf Lager, liegt es bei Trost, oder einem Lieferanten? In welcher Zeit bekommt er das Teil mit welcher Liefertour geliefert etc.“, beschreibt Deiß die Vorteile. Insbesondere im Zusammenspiel mit der Werkstattsoftware repdoc unterstützt das System von der Auftragseröffnung über die Teilebestellung bis hin zur Verfügbarkeit technischer Daten den kompletten Workflow im Betrieb und ist dabei intuitiv zu bedienen. Dabei ist es egal, ob der Anwender bereits einen Auftrag in repdoc eröffnet hat, für den er im Katalog bestimmte Ersatzteile sucht oder er nach erfolgter Ersatzteilidentifikation direkt aus dem Teilekatalog heraus einen Auftrag startet und quasi übergangslos in repdoc wechselt. Arbeits- und Verbundwerte sind im System immer direkt auf das einzelne Ersatzteil verknüpft, was beispielsweise die Erstellung von zuverlässigen Kostenvoranschlägen deutlich erleichtert und auch beschleunigt.
Ein System für Europa
Die komfortable und einfache Bedienung in Verbindung mit der intelligenten Verknüpfung von Millionen Datenmengen, sollen mittelfristig alle Werkstattkunden in der Trost SE nutzen. Und das europaweit. „Wir halten eine Zahl von 25.000 Kataloganwendern für durchaus realistisch“, so Deiß. Eine Vielzahl der Werkstattkunden hofft man auch für die Werkstattsoftware repdoc gewinnen zu können. Denn die komfortable Teileinformations- und Bestellmöglichkeit zahlt sich für das Unternehmen aus. „Wir verdienen mit der Software kein Geld. Die Erfahrung der letzten Jahre hat aber gezeigt, dass jeder Anwender ein Jahr nach dem Umstieg auf repdoc seinen Teileumsatz mit unserem Unternehmen um 20 bis 30 Prozent gesteigert und dieses Niveau in den Folgejahren beibehalten hat“, erklärt Trost-Mitarbeiter Andreas Deiß.
Kein Wunder also, dass für ihn Software und Teilekatalog die Instrumente für erfolgreiche und dauerhafte Kundenbindung sind und man nicht nur in Deutschland anstrebt, der Anbieter mit den meisten Katalog- und Softwareinstallationen zu werden.
Datenbanksystem mit Zukunft
Auf Basis repdoc bietet Trost auch kundenspezifische Kataloge an, so wurde z.B. für Daimler ein spezieller Online-Katalog für Anhängerteile geschaffen und für die Reifenkette Euromaster ein eigens gebrandeter Online-Katalog.
Auch die Kerndatenbank des rdm-Systems hat im Markt bereits Interesse geweckt, denn die von den Osnabrücker Experten entwickelte Datenbanksyste-matik ist im Gegensatz zu der für Trost SE entwickelten rdm-Produktdatenbank nicht exklusiv. Frank Schlieben
Trost SE
In Kürze
TROST AUTO SERVICE TECHNIK SE, so lautet seit 1. Oktober national und international der offizielle Name des Unternehmens, das im April 2009 durch die Fusion der beiden Kfz-Teilegroßhändler Eugen Trost GmbH & Co. KG und KSM ServiceTechnik GmbH & Co. KG entstanden ist. Sitz des Unternehmens ist Stuttgart. Die Familie TROST hält einen Anteil von 60 Prozent, die JOACHIM HERZ STIFTUNG hält 40 Prozent am Unternehmen. Euorpaweit arbeiten 4.000 Mitarbeiter für die Trost SE, die im ersten Jahr des Zusammenschlusses einen Gesamtumsatz von 770 Mio. Euro erwirtschaftet haben. In Deutschland unterhält das Unternehmen nach eigenen Angaben ein flächendeckendes Netz von 110 Verkaufshäusern. Hinzu kommen über 80 weitere Verkaufshäuser in Österreich, Rumänien, Serbien, Tschechien, Ungarn und der Ukraine.
Weitere Infos: www.trost.com, www.repdoc.com
Firma Limex
In Kürze
Die Wurzeln der Limex GmbH reichen bis ins Jahr 1972. Damals baute der heutige Firmeninhaber Klaus Berg als Student der Elektrotechnik mit Kommilitonen eine digitale Steuerung für einen Lastenaufzug. Aus dem ersten Auftrag entwickelte sich in den Folgejahren eine kleine, aber feine Fertigung des Einplatinen-Computers Limex. Seit der Firmengründung im Jahr 1979 hat sich die Limex GmbH vom Hardware- zum Softwareanbieter gewandelt. So entwickelte das Unternehmen für IBM-kompatible Personalcomputer kundenindividuelle Softwarelösungen, die teilweise bis heute im Einsatz sind. Softwareentwicklung nach Kundenanforderung, ganzheitliche Beratung für IT-Projekte und professionelle Service- und Supportlösungen für eigene, aber auch fremde Softwaresysteme sind heute Betätigungsschwerpunkte des Unternehmens aus Osnabrück.
Weitere Informationen: www.limex.de
- Ausgabe 12/2010 Seite 61 (521.1 KB, PDF)
