Werbas Ölmanagement
Die Organisation einer Kfz-Werkstatt ist jeden Tag aufs Neue eine Herausforderung. Handelt es sich dann noch um eine Nutzfahrzeugwerkstatt, dann ist jede Hilfe recht, die die täglichen Arbeitsabläufe erleichtert. Unterstützung bietet die Werbas AG aus Holzgerlingen. Sie verfügt über moderne Softwarelösungen, die individuell an den Arbeitsalltag in Werkstätten angepasst werden können.
Die Firma Miedtank Autopark GmbH in Stuttgart ist auf den Nutzfahrzeug-Service spezialisiert. Ihr Geschäftsführer Frank Miedtank kennt die Eigenheiten des Nutzfahrzeug-Servicegeschäfts nur zu gut. „Mit Nutzfahrzeugen muss Geld verdient werden. Fahrzeuge, die in der Werkstatt stehen, bedeuten Umsatzeinbußen“, erklärt der erfahrene Nutzfahrzeug-Spezialist. „Services, kleine Reparaturen, aber auch die HU und SP lassen die Fuhrpark-Unternehmer daher gerne am Freitag oder Samstag bei uns erledigen.“ Nur für dringende oder größere Reparaturen stehen die Nutzfahrzeuge auch unter der Woche in der Werkstatt von Frank Miedtank. Bereits seit Längerem hatten daher Frank Miedtank und sein Sohn Daniel, der als IT-Administrator im elterlichen Betrieb mitarbeitet, nach einer praktikablen Lösung für das Ölmanagement gesucht. „Bei den Öl-Services setzen wir große Mengen an Motor-, aber auch an Getriebe-, Hydraulik- und Achs-Ölen um“, sagt Frank Miedtank. „Bei unseren 33 Mitarbeitern hier vor allem in der Hektik des Wochenend-Geschäfts immer den genauen Überblick zu bewahren, war keine leichte Aufgabe.“ Oft zeigte der Abgleich zwischen Wareneingang und -ausgang nicht unerhebliche Differenzen. „In der Summe kamen da monatlich schon mal höhere dreistellige Eurobeträge zusammen, die wir als Verlust buchen mussten“, erinnert sich der Nfz-Profi. Frank Miedtank und sein Sohn Daniel entschieden sich daher für die Investition in ein modernes Ölmanagementsystem.
Leichter gesagt als getan
Die anfänglich schnell gefasste Entscheidung jedoch in die Realität umzusetzen, war keine leichte Aufgabe. Bei der Recherche im Internet mussten beide sehr schnell feststellen, dass die meisten Anbieter für Ölmanagementsysteme lediglich den Pkw-Bereich abdecken. Für die speziellen Erfordernisse im Nutzfahrzeug-Bereich aber sind diese Anlagen bereits wegen der höheren Umsatzmengen, aber auch wegen den besonderen Anforderungen, die die beiden Unternehmer an die Anlage stellten, meist völlig ungeeignet. „Wir betreiben auf unserem Werkstattgelände zwei unabhängig voneinander funktionierende Werkstattbereiche“, erklärt Daniel Miedtank. „Die jeweiligen Umsätze werden jedoch in einem DMS-System zusammen in unserem Bürogebäude verwaltet.“ Dabei war eines der Hauptprobleme für die Firma Miedtank, dass sie damals noch ein Unix-gestütztes DMS-System von Bodi-Data verwendeten. Es war an die Grenzen seiner Leistungsfähigkeit gekommen, da viele Daten nur, wie es Daniel Miedtank formuliert, analog in Form von Textdateien übertragen und man damit mit dem System nicht flexibel genug auf Neuentwicklungen reagieren konnte. Fündig wurden Frank und Daniel Miedtank schließlich bei der Firma Werbas. Als einziger Anbieter boten die Software-Spezialisten aus Holzgerlingen an, eine maßgeschneiderte Lösung für die Miedtank Autopark GmbH zu entwickeln. Bernhard Hofmann, Gebietsleiter bei der Werbas AG, erklärt, wie das System eingerichtet wurde und welche Schwierigkeiten dabei überwunden werden mussten. Die Aufgabenstellung, die von Miedtank dabei an Werbas gestellt wurde, war klar umrissen. Neben dem Ölmanagementsystem für die beiden Werkstatthallen, musste neben einer mobilen Ölbefüllungseinheit für Hydrauliköle auch der Prüfstand für die HU und SP von MAHA integriert werden. Für die Auftragsannahme wurde das Werbas-Modul AWN auf den zentralen Server installiert. Dieses Modul verbindet die Software Werbas mit den Mess- und Prüfgeräten unterschiedlicher Hersteller in der Werkstatt. So kann ein interaktiver Austausch der unterschiedlichsten Informationen zwischen Büro und Werkstatt stattfinden. Die Verknüpfung an den Schnittstellen mit den einzelnen Geräten basiert dabei auf dem ASA-Network-Standard. So ist bei Miedtank auf den beiden Werkstatt-PC eine spezielle Software für das Ölmanagement hinterlegt. „Sie stammt, wie auch Teile der Hardware – das sind Zapfpistolen und Zählereinheiten – von der Badger Meter Europa GmbH, ein Unternehmen, welches auf Durchflussmesstechnik spezialisiert und in Neuffen ansässig ist“, sagt Bernhard Hofmann. „An beiden Werkstatt-PC können über ein Masterterminal von den Monteuren der Miedtank Autopark GmbH Aufträge abgefragt und Daten eingegeben werden.“ Eine klar gegliederte Auftragsübersicht zeigt dabei in den Werkstätten, aber auch im Büro auf den jeweiligen Bildschirmen die offenen und auf Wunsch auch die im Tagesverlauf erledigten Aufträge an. Dabei kann durch die ständige Fortschrittskontrolle über alle Werkstattaufträge eine genaue Werkstatt- und Personalplanung von allen Seiten vorgenommen werden. Die Verbindung von den Werkstatt-PC zu den Abgabeeinheiten und dem Ölzähler des Ölmanagementsystems erfolgt dabei drahtlos über Funk.
Schneller Netzwerkaufbau
„Die Einrichtung des Netzwerkes war nur mit geringen Schwierigkeiten verbunden, die lediglich zu Beginn die Kommunikation zwischen den einzelnen Geräten auf der Software-Ebene betraf“, so Bernhard Hofmann. Die Funktionalitäten konnte Werbas dabei problemlos mit seinem Modulsystem, das spezielle Lösungen, wie Rückrufaktion, Warenwirtschaft, Monteurzuordnung, aber auch Fremdauftrag oder Fahrzeugtermine enthält, schnell erfüllen. Auch die Anbindung zu den verschiedenen Nfz-Herstellern, wie DAF, IVECO, MAN, MB, Scania und den Teilegroßhandel. Eine gewisse Herausforderung stellte aber ein spezieller Wunsch von Frank Miedtank an die Funktionen des Systems dar. „Normalerweise erfolgt nach Auftragsannahme eine spezifische Freigabe für den jeweiligen Auftrag an die Ölmanagementeinheit“, berichtet Frank Miedtank. „Dabei wird die Öl-Abgabemenge entsprechend der Fahrzeugdaten auf den Milliliter genau festgelegt.“ Der Monteur vor Ort kann diese dann üblicherweise nach Eingabe seiner persönlichen Code-Nummer (PIN) abfragen und entsprechend dem Auftrag das Öl zapfen. „Unser Problem bestand anfangs darin, dass der jeweilige Monteur gelegentlich mehr Öl als normalerweise vorgesehen benötigt“, erklärt Frank Miedtank. „Wir mussten also immer wieder einen neuen Auftrag ausschreiben, um die Mehrmengen verbuchen zu können. Das war sehr zeitaufwändig.“ Die Lösung, die Werbas anbot, bestand darin, dass der Monteur nach Freigabe des Auftrags zunächst soviel Öl zapfen kann, wie er auch tatsächlich benötigt. Erst nach Bestätigung am Ende des Ölzapfvorganges wird dann die gesamte Ölmenge im System verbucht. „Selbstverständlich birgt das ein gewisses Risiko des Missbrauchs“, ergänzt Frank Miedtank. „Ich vertraue aber meinen Mitarbeitern zu einhundert Prozent.“ Bis heute, eineinhalb Jahre nach Inbetriebnahme des Systems, hatte Frank Miedtank noch keinen einzigen Fall, bei dem irgendwelche Öle auf unerklärliche Weise verschwunden sind. Theoretisch könnte die Miedtank Autopark GmbH mit dem neuen Ölmanagementsystem 99 Zapfstellen betreiben. Zurzeit sind 15 bei Miedtank in Betrieb, wobei sechs in der kleineren Werkstatt und neun in der größeren Halle im Einsatz sind. Gezapft werden können an den jeweiligen Stationen drei verschiedene Motoröle, jeweils eine Getriebeöl- und Achsöl-Sorte und auch Kühlerfrostschutz. Frank Miedtank: „Für die Hydrauliköle, die zum Beispiel für Laderampen oder Bordwände an Lkw benötigt werden, verwenden wir eine kleine mobile Einheit.“
Damit ist es möglich, ortsunabhängig auf dem Betriebsgelände schnell mal zwischendurch Hydrauliköl nachzufüllen oder zu wechseln, ohne dass auf einen freien Arbeitsplatz in der Werkstatt gewartet werden muss. Auch die mobile Hydrauliköleinheit ist in das Ölmanagementsystem per Funk integriert. Neben Hydraulikölen besteht mit der mobilen Öl-Einheit aber auch die Möglichkeit, jedes andere Öl, das in geringeren Mengen benötigt wird, ortsunabhängig zu den jeweiligen Fahrzeugen zu bringen.
Ölentnahmen lückenlos verbuchen
„Das Ölmanagementsystem hilft uns auch, unsere Lagerhaltung stets unter Kontrolle zu haben“, so Daniel Miedtank. „Vor allem nach turbulenten Wochenenden passierte es vor Einführung des Ölmanagementsystems schon mal, dass wir vergessen hatten, unsere Lagerbestände an Öl zu kontrollieren.“ Heute kann Daniel Miedtank von jedem Terminal aus jederzeit den Füllstand der Vorrattanks abfragen. Geht ein Öl zur Neige, bekommt der IT- Administrator ab einem vorher individuell festgelegten Füllstand in den Vorrattanks eine automatisierte Mail geschickt, die ihn dann an das rechtzeitige Nachbestellen erinnert.
Das erste System seiner Art
Werbas hat bei der Miedtank Autopark GmbH weltweit das erste Ölmanagementsystem seiner Art für Nutzfahrzeugwerkstätten in die Realität umgesetzt. „Wir konnten mit dieser neuen Art der Ölmanagementanlage im Nutzfahrzeugbereich wertvolle Erfahrungen sammeln“, sagt Bernhard Hofmann von der Werbas AG. „Die Anforderungen der Nfz-Werkstattbetreiber an ein solches System sind völlig andere als im Pkw-Bereich.“ Das kann Frank Miedtank aus eigener Erfahrung bestätigen. Er hat festgestellt, dass viele Komponenten, wie Zapfpistolen oder Bedienterminals, den extrem harten Einsatzbedingungen in seiner Werkstatt auf Dauer nicht gewachsen sind. „Wir mussten bereits mehrmals Zapfpistolen wechseln, weil sie wegen der großen Ölabgabemengen, die im Pkw-Bereich erst nach vielen Jahren erreicht werden, bereits nach wenigen Monaten in seiner Werkstatt verschleißen. „Auch die Funktionalitäten der Software waren im Detail noch verbesserungswürdig. So erschien bei jedem Auftrag die Position Öl beziehungsweise Ölwechsel, auch wenn dieser zum Beispiel bei einer HU oder SP nicht in Auftrag gegeben wurde. „Auf der Rechnung standen dann eine halbe Seite lang verschiedene Positionen zum Öl, die mit null Euro gebucht waren“, so Christine Miedtank-Maier, die neben dem Personalwesen auch für die Buchführung verantwortlich ist. Doch auch dieses Problem wurde von Werbas gleich in den ersten Wochen nach Inbetriebnahme des Systems behoben und gehört heute der Vergangenheit an.
Für die Miedtank Autopark GmbH hat sich die Anschaffung des von Werbas entwickelten Ölmanagementsystems bereits heute amortisiert. Neben einer deutlichen Einsparung an Buchungsverlusten konnte Frank Miedtank die zeitintensiven Arbeitsverläufe bei den Buchungen vor allem an den arbeitsintensiven Wochenenden beschleunigen und so den Umsatz deutlich steigern. Von den Erfahrungen die Werbas bei diesem Pilotprojekt gesammelt hat, kann jetzt auch die übrige Nfz-Werkstattbranche profitieren.
Marcel Schoch
- Ausgabe 10/2013 Seite 28 (6.6 MB, PDF)
