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Best Practice: Der Chef ist im Bilde

Markus Herrmann setzt die Software iVision zur Foto-Dokumentation in seinem Betrieb ein.
© Foto: Dietmar Winkler

Die Werkstatt Herrmann Kfz Full Service in München nutzt eine Smartphone-Anwendung zur Dokumentation im Bereich Aufbereitung und Schadenreparatur. Damit ist man immer auf der sicheren Seite und bietet Kunden einen zusätzlichen Service.


Datum:
21.05.2021
Autor:
Dietmar Winkler
Lesezeit: 
6 min
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Kurzfassung

Die Foto-Dokumentation des Ist-Zustandes eines Fahrzeugs kann die Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern verbessern. Im Zweifelsfall sind Fotos ein wertvoller Beleg, um Streitigkeiten zu vermeiden.

Vorsichtige Kunden bei der Autovermietung machen es bereits: Bevor sie ins Auto einsteigen, gehen sie mit dem Smartphone einmal ums Auto und dokumentieren den Zustand bei der Übernahme an der Abholstation. So ist man auf der sicheren Seite, falls der Autovermieter hinterher Beschädigungen in Rechnung stellt, für die man gar nicht verantwortlich ist. Wann immer ein Gefahrenübergang stattfindet, sind heute Fotos ein wichtiges Medium der Dokumentation. Und weil jeder ein Smartphone dabei hat, ist der Aufwand nur minimal.

Immer auf der sicheren Seite

Markus Herrmann, Inhaber der Werkstatt Herrmann Kfz Full Service im Münchener Norden hat den Wert von Fotos erkannt und nutzt zur Dokumentation das Smartphone in Verbindung mit der professionellen Software iVision. "Für uns ist es wichtig, dass die Bilder gleich mit einem bestimmten Auftrag verknüpft sind, daher haben wir auf Empfehlung die Software iVision ausprobiert und fahren sehr gut damit für unseren speziellen Anwendungsfall", erklärt Herrmann. Mit iVision ist die verlässliche Zuordnung der Fotos gegeben und es gibt Schnittstellen zu anderen Programmen, beispielsweise zu DAT. "Im nächsten Schritt wollen wir iVision an die Werkstattsoftware Centro anbinden", so Herrmann. Der Karosserie- und Lackspezialist nutzt die Software zu ganz unterschiedlichen Zwecken.

Einsatz bei Auftragsannahme

"Es beginnt mit der Auftragsannahme", erklärt Herrmann. "Ich gehe mit dem Kunden um das Fahrzeug herum und wir stellen gemeinsam den Auftragsumfang fest. Zudem setzen wir die Bilddokumentation bei der Aufbereitung ein, bei Reparaturen, beim Schadenmanagement und bei der Annahme beschädigter Fahrzeuge."

Besonders wichtig ist die Dokumentation des Fahrzeugzustandes bei Annahme von beschädigten Fahrzeugen, die repariert werden und als Leasingrückläufer zum Hersteller zurückgehen sollen. "Bei Leasingrückläufern müssen wir dokumentieren, dass unter einer neu lackierten Stelle kein Schaden verborgen ist. Das ist wichtig für den Hersteller, der das Auto zurücknimmt, denn er muss auf das Fahrzeug beim Wiederverkauf eine Garantie geben. Deshalb will er sicherstellen, dass unter der Reparatur nicht ein unentdeckter Schaden verborgen ist." Mit den Fotos in iVision ist der Betrieb in der Lage, den Zustand vor der Reparatur jederzeit zu dokumentieren.

Keine versteckten Schäden

Der Inhaber der freien Werkstatt hat schon so einiges erlebt, auch mit Privatkunden. "Wir hatten schon Fälle, dass bereits vorhandene Schäden am Fahrzeug erst nach der Reinigung sichtbar wurden und der Kunde dann aber behauptet, dass der Schaden vorher nicht vorhanden war. Durch die fotografische Dokumentation mit Zeitstempel können wir uns auch für solche Fälle absichern."

Auch im Dialog mit Versicherern spielen Fotos eine immer größere Rolle. Herrmann: "Die Dienstleister der Versicherer wie Control Expert beurteilen heute fast ausschließlich auf Basis von Fotos. Erst bei höheren Schäden über 7.000 Euro schicken die noch einen Gutachter raus." Markus Hermann und seine Mitarbeiter wissen, wie man die Fotos korrekt macht und was der Versicherer verlangt.

Fotos werden immer wichtiger

In der Software iVision sind für die unterschiedlichen Anwendungsfälle unterschiedliche digitale Checklisten hinterlegt. Dort ist auch hinterlegt, welche Fotos beispielsweise nach einer Aufbereitung gemacht werden sollen: Außenaufnahmen Front, Heck, Innenaufnahme, Räder und Kofferraum. Die Fotos werden automatisch abgespeichert.

Derzeit läuft auf dem Smartphone eine internetbasierte Lösung von iVision, es gibt laut Anbieter aber auch eine App für Android und iOS. Entwickelt wurde die Software von der Unternehmensberatung PeRoBa in Baldham bei München.Deren Inhaber und Gründer, Roland Scherb, hat die Software ursprünglich für Remote Audits in Unternehmen entwickelt. Sein Beratungsunternehmen ist seit 1994 in dem Bereich Audits tätig und nutzt verstärkt digitale Technologien, um Audits auch aus der Ferne rechtssicher und datenschutzkonform abzubilden.

So können Fotos nicht unbemerkt gemacht werden. Nutzer der Anwendung erhalten jeweils eine Information, wenn ein Foto gemacht wird. "Remote Audits werden immer wichtiger und haben vor allem im vergangenen Jahr einen riesigen Sprung aufgrund der Kontakt- und Reisebeschränkungen erlebt", erklärt Roland Scherb.

Scherb will mit der Software nun auch andere Anwendungsbereiche außerhalb der Auditierung in unterschiedlichen Branchen erschließen, beispielsweise im Bereich Automotive. "Im Grunde kann die Software überall dort zum Einsatz kommen, wo Fotos zu Dokumentationszwecken mehreren Parteien zugänglich gemacht werden sollen", erklärt der Auditierungs-Experte.

Kostenlose Testversion

Als Preismodell für die Nutzung der Software gibt es die Möglichkeit einer Flatrate. Das kleinste Modell soll bei etwa 200 Euro im Jahr Lizenzgebühr liegen. Zudem gibt es eine kostenlose Testversion, die jeder ausprobieren kann.

Die Software iVision

Die Remote-Audit-Software iVision wurde von der Unternehmensberatung PeRoBa entwickelt. Die Anwendung ermöglicht rechtskonforme Audits in Unternehmen aus der Ferne. Die iVision Remote-Audit-Softwareläuft auch auf allen handelsüblichen, mobilen Endgeräten. Zuvor war die Software nur in Verbindung mit einer Datenbrille nutzbar. Mit der Remote-Audit-Lösung kann sich der Auditor auf das mobile Endgerät des Kunden aufschalten und mit diesem kommunizieren. Über die Kamerafunktion des Endgeräts verschafft er sich ein genaues Bild von der Lage vor Ort und kann die Situation durch Abspeichern von Bildern auch dokumentieren. Die Anwendung beachtet dabei die Vorgaben zum Datenschutz.

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