Werkstattsoftware
Die Übergangsfrist für die Sepa-Umstellung wird voraussichtlich bis zum 1. August verlängert. EU-Binnenmarktkommissar Michel Barnier begründet die Verschiebung mit möglichen Liquiditätsengpässen. Angeblich sei die Umstellung noch nicht weit genug fortgeschritten. Wir haben Anbieter von Werkstattsoftware gefragt, wie gut sie und ihre Kunden auf Sepa vorbereitet sind.
Single European Payment Area – kurz SEPA soll eine Vereinfachung und Vereinheitlichung des Zahlungsverkehrs in ganz Europa bewirken. Für das Gros der Werkstätten dürfte die rechtzeitige Umstellung wohl kein Problem gewesen sein. Denn nicht nur der Zentralverband Deutsches Kraftfahrzeuggewerbe e. V. (ZDK) hatte seine Mitglieder frühzeitig auf die für die Umstellung notwendigen Maßnahmen hingewiesen und mit Veranstaltungen und entsprechendem Informationsmaterial bedient. Auch die DMS-Anbieter haben ihre Kunden weit im Vorfeld informiert und die Weichen für eine reibungslose Datenanpassung gestellt.
Rechtzeitig fertig
„Wir waren schon voll gerüstet und vorbereitet. Für uns ist die Umstellung innerhalb kurzer Zeit möglich gewesen und es gab bisher keinerlei Probleme“, betont beispielsweise Sadik Altintas, Inhaber des gleichnamigen Autoservicebetriebes in Gärtringen. Und auch Jochen Baumann, Chef von Auto Baumann in Bad Ditzenbach, erklärt: „Wir sind mit der Umstellung fertig und arbeiten bereits seit 1. Januar aktiv damit. Bei uns gab es keine Probleme, da wir schon rechtzeitig alle vorbereitenden Maßnahmen getroffen hatten.“ Harald Pfau, Vorstand des DMS-Anbieters Werbas AG, kann Probleme bei der Sepa-Umstellung in seinem Branchenumfeld deshalb nicht bestätigen.
Die Erstellung des neuen Zahlungsformats ist bei Werbas über FiBu–Programme, die über eine FiBu–Schnittstelle arbeiten, integriert und problemlos zu erstellen. Ferner können mit Hilfe der DMS Lastschriften verwaltet, fertiggestellt und ausgerollt werden.
Die BIC-Nummer (BIC steht für Business Identifier Code und ersetzt die bisher geltende Bankleitzahl) kann in Werbas elektronisch eingelesen werden. Dazu muss der Anwender sich über eine Importfunktion lediglich bei der Deutschen Bundesbank die entsprechenden Daten herunterladen. Für den Nutzer bedeutet das keine große Umstellung, denn diese Funktion gibt es schon länger, da so bisher auch regelmäßig die Bankleitzahlen angepasst werden konnten. Nun werden über diesen Weg die aktuellen BIC-Nummern bereitgestellt.
Die IBAN (die International Bank Account Number ersetzt die bisher verwendete Kontonummer) müssen von den Werbas-Anwendern manuell eingepflegt werden, was aber laut Pfau nur dann von Relevanz ist, wenn der Anwender Lastschriften an seinen Kunden versendet. Für diesen Fall gibt es ebenfalls bei der Deutschen Bundesbank ein Tool, mit dem die IBAN festgestellt werden kann. „Aus eigenen Erfahrungen wissen wir, dass elektronisch generierte IBAN nicht immer richtig sind. Da die IBAN-Nr. bereits seit Langem in Werbas gepflegt werden kann, werden keine bestehenden Daten überschrieben und daher wird im Interesse der Kunden auf eine automatische Umstellung verzichtet“, so Pfau.
Anpassung aller Formulare
Wesentlich wichtiger dürfte für die Werkstatt die Anpassung sämtlicher Formulare und Vordrucke mit ihren eigenen Daten sein. Hier bietet die Werbas einen SEPA-Service, mit dem die bestehenden Vordrucke angepasst und bei Bedarf (aufgrund der längeren Nummern) auch gleich richtig formatiert werden. Selbstverständlich können Anwender diese Anpassungen auch selbst vornehmen. Dabei ist es entscheidend, wie viele individuell angepasste Formulare der Kunde im Einsatz hat.
In der Software zänCAR wurde laut Firmenleiter Jürgen Zänker ein Sepa-Umstellungsassistent integriert, der ebenfalls den offiziellen Konverter der Bundesbank nutzt. „Damit lassen sich bestehende Kunden mit ihren Bankdaten prüfen, umstellen und im Ergebnis kontrollieren, so Zänker. Zu jedem Kunden lassen sich Sepa-Mandate speichern und im Fall einer Belegerstellung an die Buchhaltung bereits aus dem DMS heraus übergeben. Beim Schreiben einer Rechnung in der Zahlart „Lastschrift“ wird vom System geprüft, ob ein gültiges Sepa-Mandat vorliegt. Ist dies nicht der Fall, erstellt der Anwender für den Kunden – durch das System geführt – ein Sepa-Mandat. Die Trennung von Firmen- und Basismandat wird ebenso berücksichtigt wie die Trennung zwischen Einmal- und Dauermandat.
Betzemeier automotive software unterstützte die Kunden bei der Verwaltung der Bankverbindung mit IBAN und BIC, der Verwaltung der Gläubiger-ID und Mandatsreferenznummer, dem Druck des Prenotifikationshinweises, d. h. der Vorabankündigung, auf der Rechnung. Darüber hinaus verfügt die Betzemeier-Software über die Datev-Schnittstelle Debitoren, die die Übergabe von IBAN und BIC an das Fibu-System ermöglicht sowie die Datev-Schnittstelle Buchungen, die das Fälligkeitsdatum und die Mandatsreferenznummer an das Fibu-System übergibt.
Übersicht DMS-Unterstützung
Frank Müßner (Müßner EDV) betont, dass die Software von seinem Unternehmen WinQuick-Kfz bereits seit 2013 die Sepa-Lastschriften unterstützt. Mike Etringer, Inhaber von MEC Personal Computer Service, hat die Software Kfz-Meister ebenfalls im vergangenen Jahr bei den Kunden umgestellt, d. h. erforderliche Felder im Kunden- und Lieferantenstamm angelegt und soweit notwendig Formulare geändert.
Auch der Softwareanbieter Wegos hat alle Funktionen wie die vollständige Mandatsverwaltung, Sepa-Zahlwege etc. bis zur automatischen IBAN-Generierung, zur Verfügung gestellt. Lediglich Stammdaten sind seitens der Anwender zu pflegen. Unterstützung bot das Unternehmen aus Landau für seine Software MANAGE.WEGOS auch durch spezielle Schulungsmaßnahmen und per Fernwartung.
attRiBut konvertiert – auf Wunsch – alle Kundendatenbanken des Autohauses in IBAN und BIC in ihrem DMS KfzPilot®. Zudem gab es laut attRiBut Unterstützung durch die Erstellung aktueller Banklisten und einer neuen, mit allen überarbeiteten Adress-, Bank- und ggf. Mandatsdaten ausgestattete, Comma-separated values (CSV)-Datei. Diese Textdatei ist ein Basisformat zur Übermittlung von Daten zwischen verschiedenen Programmen und kann als Steuerdatei für verschiedene Serienbriefe genutzt werden. Neben der Anpassung der Rechnungsformulare wurden auch zwei Serienbriefvorlagen – Ankündigungsschreiben für Sepa und Lastschriftmandat für Sepa – für generelle Serienbriefe an die Kunden des Autohauses angeboten.
Die Anwender des Werkstattabwicklungsprogramms von Loco-Soft konnten bzw. können mit Hilfe eines kostenlosen Sepa-Account Converters, der über die Hausbank des Kunden bezogen werden kann, die Bankdaten von Kunden und Lieferanten und in allen noch im DMS anstehenden Zahlungsvorgängen in Sepa umschlüsseln und diese anschließend in Loco-Soft importieren lassen. Die erforderlichen Programmfunktionen stellt Loco-Soft nach eigenen Angaben ohne Mehrkosten zur Verfügung.
Abis Reicom car concept GmbH bietet seinen Kunden an, die Zahlungen per Bankeinzug abzuwickeln und ermöglicht eine automatische Umrechnung bei den im Kundenstamm angelegten Kunden auf IBAN und BIC. Kontonummer und Bankleitzahl können mit Hilfe spezieller benutzerfreundlicher Funktionen automatisch durch IBAN und BIC auf den Faktura-Formularen ersetzt bzw. Konto und BLZ zusätzlich zu IBAN und BIC abgedruckt werden.
Auch bei der Software Kfz-Paket 3000 von Weiß-Blau EDV ist eine Erfassung von BIC/IBAN möglich. Da über dieses Programm keine direkten Zahlungsvorgänge wie Lastschriften und Überweisungen ausgeführt werden, wird eine Unterstützung in diesem Bereich nicht angeboten.
VisiCAr, die Kfz-Software des Rintelen-Systemhauses aus Münster, hat den Kunden zur Auswahl gestellt, ihre Rechnungsformulare mit Hilfe eines integrierten Report-Editors selbst zu bearbeiten oder dies durch den Softwareanbieter ausführen zu lassen. Das Update mit der Datenübernahme kann eingespielt und per Download übernommen werden.
Vidicon gibt an, dass für die Nutzer von Centrofaktura lediglich Druckreports angepasst werden müssen, sofern BIC und IBAN auf den Ausdrucken erscheinen sollen.
Audatex hat seine Managementsysteme C@risma und AudaCarII ebenfalls bereits auf Sepa umgestellt, d. h. die zentral dort hinterlegten Daten wurden bereits konvertiert. Ebenso die Schnittstellen beispielsweise im Bereich Versicherungskommunikation. Die Umstellung kundenindividueller Einstellungen wird laut Audatex mit einer Anleitung, die über den AudaUpdate verteilt wird, versehen.
Unverständnis bei Sepa-Verschiebung
Die angedachte Verschiebung der Sepa-Umstellung kommt für Werkstätten und DMS-Anbieter überraschend. „Meines Erachtens gibt es keine Probleme in der notwendigen Datenpflege im Kundenstamm, wo die zahlungsrelevanten Daten, wie IBAN und BIC gepflegt werden müssen. Denn hierzu können die aktuellen BIC-Nummern von der Deutschen Bank importiert und somit aktualisiert werden“, betont beispielsweise Harald Pfau deutlich. Da es sich bei den Daten der Werbas-Kunden nicht um Massendaten handele – denn nur wenige Endverbraucher haben einen Bankeinzug mit der Werkstatt vereinbart – seien die Kunden in der Kfz-Branche gut auf die Sepa-Umstellung vorbereitet. „Daher stelle sich aus seiner Sicht auch das Liquiditätsproblem in dieser Kundenstruktur nicht“, so Pfau.
Gut möglich, dass die Kfz-Branche trotz akribischer Vorbereitung die Versäumnisse anderer Branchen mit ausbaden und mit der sechsmonatigen SEPA-Verschiebung leben muss. Claudia Kreller
Umfrage DMS-Neuheiten 2014
Neben der Sepa-Umstellung haben die Anbieter von Dealer Management Systemen im Automechanika-Jahr 2014 weitere Neuerungen auf die Fahnen geschrieben. Wir haben vorab eineige von ihnen zu ihren geplanten Neuheiten befragt.
Abis Reicom car concept GmbH offeriert den Kunden ab dem ersten Quartal diesen Jahres einen neuen Kalender mit Mitarbeiterauslastungsberechnung inklusive einer Diagrammanzeige. Ab 2. Quartal steht dann ein benutzerfreundlicherer Leistungstextstamm an. Folgen werden in diesem Jahr laut Unternehmen auch der erweiterte Neu- und Gebrauchtwagenstamm mit Mobile.de-/AutoScout24-Anbindung.
Audatex gibt u. a. an, dass das Unternehmen nach der erfolgreichen Einführung von AudaMobile aktuell die Umstellung auf 3D-Grafiken verfolgt. Damit soll den Kunden eine neue Art der Visualisierung geboten werden, denn Zonen und Ersatzteile können komplett um 360 Grad gedreht werden, so dass auch nicht einsehbare Aussparungen und Verstrebungen sowie verdeckte Einzelteile leicht erkennbar sind. Ab 2014 wird dann laut Unternehmen auch AudaWartung zur Verfügung stehen, das direkt in das DMS integriert wird und bei der Erstellung einer Service-Kalkulation auf Basis der Originalhersteller mit Hilfe einer grafischen Erfassung der Service- und Wartungsarbeiten unterstützt.
attRiBut kommt 2014 u. a. mit neuen Cube- und AdHoc-Auswertungen, einer neuen Werkstatt- und Auslieferungsplanung sowie dem Opel Verkäuferarbeisplatz Q2/2014 auf den Markt.
Betzemeier automotive software bietet seinen Kunden u. a. die von der ApplicoData GmbH neu entwickelte Digitale Dialogannahme an. Diese Lösung soll es dem Service-Mitarbeiter eines Autohauses ermöglichen, gemeinsam mit dem Kunden im Dialog alle definierten Prüfpunkte einer Checkliste in digitaler Form auf einem mobilen Endgerät, z. B. einem iPad, abzuarbeiten und dabei Mängel, notwendige Zusatzarbeiten und Service-Potenziale zu dokumentieren. Zu jedem Prüfpunkt können Fotos direkt mit der Tablet-Camera zugeordnet werden.
Loco-Soft plant ab April Zertifizierungen für zwei weitere Hersteller/Importeure. Ab Januar sind u. a. die Schnittstelle zu Covercheck zum Versicherungsvergleich und Abschluss von Kfz-Versicherungspolicen vorhanden.
Vidicom bietet in ihrem DMS Centrofaktura u. a. im ersten Quartal ein überarbeitetes Reifencenter. Ab Mitte des Jahres soll ein Werkstattplaner mit Zeitmanagement folgen. Die Wegos AG bietet ihren Kunden ab sofort die Reparaturannahme als App über iPad an.
MEC wartet im 1. Quartal u. a. mit Citroen-Schnittstellen auf.
Müßner EDV hat neue Schnittstellen zu DAT Online und AudoNet WebPad für dieses Jahr geplant.
Weiß-Blau EDV –Service hat ab dem zweiten Quartal 2014 u. a. die Renault Händlerarbeitsplatz-Schnittstelle HAP im Sortiment.
Auch die WERBAS AG hat für dieses Jahr einige Neuheiten in petto. So beispielsweise die Definition von Pflichtfeldern, die automatische Generierung von Statistiken, die Erweiterung der Auslesefunktion für Daten aus Druckbelegen sowie die Warenkorbübernahme im CVS-Format. Ab sofort ist u. a. auch die Schnittstelle zu Eurogarant verfügbar.
Eine komplette Neugestaltung der Schwacke-Anbindung sowie die Integration von CRM-Funktionen direkt in das DMS führt Datentechnik Zänker für dieses Jahr an. Darüber hinaus bietet das Unternehmen für dieses Jahr u. a. ein neues Modul zur Verwaltung von Marketing- und Herstelleraktionen.
Einen ausführlichen Überblick über die Neuheiten und die jeweiligen Ansprechpartner etc. finden Sie im Internet unter www.autoservicepraxis.de/edv-umfrage2014
Informationen zu SEPA
Das Projekt Sepa (Single European Payment Area) soll zu einer Vereinfachung des bargeldlosen Zahlungsverkehrs im einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum sorgen. Alle Überweisungen und Lastschriften in Euro sind dann nach einem europaweit einheitlichen Verkehr vorzunehmen – auch die innerhalb Deutschlands. Bei Sepa-Überweisungen und -Lastschriften werden die Kontoverbindungen nicht mehr über Kontonummer und Bankleitzahl, sondern durch die 22-stellige IBAN (International Bank Account Number) und den internationalen Bankenschlüssel BIC (Business Identifier Code) definiert. Insgesamt 33 Staaten, darunter die 28 EU-Staaten sowie Island, Liechtenstein, Norwegen, die Schweiz und Monaco nehmen an Sepa teil.
Details zu Sepa sind u. a. auf www.sepadeutschland.de zu finden.
Der ZDK bietet seinen Mitgliedern unter www.kfzgewerbe.de weitere Informationen.
Für Unternehmen hat der Bundesverband deutscher Banken unter http://unternehmen.bankenverband.de/sepa-fur-unternehmen eine SEPA-Checkliste hinterlegt. Der Verband verweist darauf, dass alle Einreicher von Lastschriften folgende Maßnahmen ergreifen müssen: Online-Beantragung einer Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID) bei der Bundesbank. Für jede einzuziehende Lastschrift muss eine Mandatsreferenz vergeben werden, damit das Mandat eindeutig zugeordnet werden kann. Nachdem die hauseigene Software auf SEPA-Standard gebracht wurde, muss der Unternehmer die eigenen Vertragspartner über die anstehende Umstellung auf die SEPA-Zahlverfahren informieren.
