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Autohaus Blatt: Nie mehr Blindflug

19.10.2017 11:00 Uhr
Autohaus Blatt: Nie mehr Blindflug

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Joachim Blatt liebt seine Freiheit. Als Inhaber einer Werkstatt mit angeschlossener Tankstelle im schwäbischen Althütte lässt er sich nicht gerne in sein Geschäft reinreden - schon aus Prinzip. Seit sich der ehemalige Serviceleiter eines VW/Audi-Markenbetriebes 2010 selbständig gemacht hat, kommt er daher ganz gut ohne Konzeptbindung der Werkstatt aus und auch an der Zapfsäule ist er nicht unter das Dach einer Mineralölgesellschaft geschlüpft. Zusammen mit seiner Ehefau Sabine, sechs Mitarbeitern in der Werkstatt und einer Teilzeitkraft im Verkauf wuppt er den Laden. "Ich will mir von niemanden mehr sagen lassen, was im Betrieb wie zu laufen hat", erklärt der Unternehmer mit schwäbischem Selbstbewusstsein. Dennoch - und das gibt er gerne zu - war die betriebswirtschaftliche Beratung durch eine auf die Kfz-Branche spezialisierte Unternehmensberaterin ein Segen für den Betrieb. "Für uns war die Hilfestellung absolut wertvoll. Es gibt sonst niemanden, mit dem man solche Themen diskutieren und reflektieren kann", sagt Blatt. Das Kompliment gilt Katja Rhotert.

Die erfahrene Unternehmensberaterin wurde 2015 auf einer Veranstaltung der Innung Region Stuttgart von Sabine Blatt angesprochen. Dort wurde die vom Verband des Kfz-Gewerbes Baden-Württemberg und dem Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Wohnungsbau des Landes geförderte Beratungsleistung vorgestellt. Kein Wunder, dass die Initiative von Sabine Blatt ausging, ist es doch ihre Aufgabe, die Vorarbeiten zur Buchführung und den Zahlungsverkehr des Betriebs zu steuern. Ihr Mann ist zu sehr im Tagesgeschäft der Werkstatt gefangen. Das Problem dabei: Sabine Blatt hat zu wenig betriebswirtschaftliche Kenntnisse und Erfahrungen, um sinnvolle Kennzahlen oder geeignete Instrumente zur Steuerung von Werkstatt und Liquidität einzurichten.

Eingebunden ins Tagesgeschäft

Katja Rhotert: "Dem Betrieb ging und geht es wirtschaftlich gut. Was fehlte, war allerdings die Steuerung der Zahlungseinund Ausgänge sowie die Überwachung der Produktivität in der Werkstatt. Gemeinsam mit dem Inhaber und seiner Frau haben wir im Rahmen der Beratung neue Ideen für den Betrieb entwickelt und die Umsetzung unterstützt."

Das Ergebnis kann sich sehen lassen: Die Werkstattproduktivität einschließlich der verkauften und der Anwesenheits-Stunden kann inzwischen jederzeit schnell eingesehen werden. Die Liquidität, insbesondere zu den Zahlungsterminen der Kraftstofflieferungen, steuert Sabine Blatt jetzt mit Hilfe einer Excel-Datei. "Wir haben ein Excel-Sheet entworfen und erfassen darin Einnahmen und Ausgaben über den Monatsverlauf mit allen Fix- und variablen Kosten. Alle wichtigen Zahlungseingänge und Geldabflüsse sind darin für etwa sechs Wochen im Voraus geplant, auch die Löhne zum Monatsende tauchen darin auf", erklärt Rhotert die Vorgehensweise.

Einfaches Steuerungsinstrument

Sabine Blatt kommt gut zurecht mit diesem Steuerungsinstrument, das ihr den nötigen Überblick verschafft: "Damit sehe ich mögliche Bedarfsspitzen auf dem Konto und kann entsprechend vorausplanen." Eine Herausforderung war beispielsweise der unregelmäßige Abfluss größerer Zahlungen, wenn wieder eine neue Tanklieferung anstand - da werden dann auf einen Schlag einige zehntausend Euro fällig. Wenn dann das Konto nicht gedeckt ist oder eine andere Zahlung unvorhergesehen dazukommt, gibt es ein Problem. Sabine Blatt hat sich mit Excel angefreundet und die Zahlen manuell eingegeben. "Nach sechs Wochen haben wir uns mit Frau Rhotert wieder zusammengesetzt und analysiert, was es gebracht hat."

In einem weiteren Schritt hat die Unternehmensberaterin ein System etabliert, mit dem die verkauften Stunden in der Werkstatt sinnvoll analysiert werden. Joachim Blatt: "Wir haben getüftelt, wie man aus unserem Werkstattsystem die verkauften Stunden holen und wochenweise betrachten kann. Das konnte die Software natürlich, aber man muss sich damit beschäftigen." Zu jedem Auftrag können jetzt alle erfassten Zeiten der Mechaniker den an Kunden fakturierten Zeiten gegenübergestellt werden. Das wiederum ist die Basis für die Ermittlung der Produktivität je Mitarbeiter bzw. für die gesamte Werkstatt. "In der Werkstattsoftware gibt es in der Regel auch die Möglichkeit, eingebaute Teile automatisch auf den Auftrag zu buchen, das aber wird oft nicht genutzt", weiß Rhotert aus Erfahrung. Das hat zur Folge, dass Positionen auf der Rechnung ganz vergessen werden oder die falsche Teilenummer aufgeschrieben wird.

Betriebe haben Lernerfolg

Zurückschauend war es beim Autohaus Blatt wie so oft in ihren Beratungen: "Am Anfang muss man viel Papier und viele Zahlen sichten, aber bei den regelmäßigen Besprechungen kommen die Kunden in die betriebswirtschaftliche Materie rein und lernen das gemeinsam mit mir", sagt Rhotert. "Nach der Beratung sind die Betriebe dann auch in der Lage, mit den Analyse-Werkzeugen umzugehen und mit den Zahlen selbständig zu arbeiten. Das ist dann auch für mich ein Erfolgserlebnis."

Kurzfassung

Eine betriebswirtschaftliche Beratung durch eine auf Kfz-Betriebe spezialisierte Unternehmensberaterin hat dem Autohaus Blatt Durchblick bei den Finanzen verschafft. Maßnahmen wie diese sind in der Regel förderungswürdig

Am Anfang steht der Papierkram

Katja Rhotert ist als selbständige Unternehmensberaterin mit den Schwerpunkten Kfz-Betriebe und Autohändler tätig. In dieser Funktion ist sie unter anderem auch für den Betriebsberatungsdienst des Verbandes des Kraftfahrzeuggewerbes Baden-Württemberg tätig.asp: Wie läuft Ihre Beratung normalerweise ab?K. Rhotert: Der Einstieg ist bei den meisten Kunden ähnlich. Zur Vorbereitung sehe ich mir gerne schon vor dem ersten Termin vor Ort die aktuellen Zahlen und Daten an - wenn möglich auch den letzten Jahresabschluss und betriebswirtschaftliche Auswertungen. Wir haben ein System aufgebaut, mit dem wir diese Zahlen zugeschnitten auf die Kfz-Branche analysieren. Daraus leiten wir schon erste Hinweise ab, wo es einen Verbesserungsbedarf im Unternehmen gibt. Nach dem Ersttermin erstellen wir meistens eine detaillierte Rentabilitätsvorschau, in der alle wichtigen Kennzahlen beleuchtet und bewertet werden.asp: Worauf schauen Sie besonders?K. Rhotert: Eine aussagekräftige Kennzahl, die wir immer berechnen, ist die Anzahl der verkauften Stunden pro Jahr bzw. der verkauften Stunden pro Tag. Diese werden in Beziehung zu den Anwesenheitsstunden der produktiv im Betrieb tätigen Mitarbeiter gesetzt. Hier arbeiten wir mit individuellen Stundenverrechnungssätzen. Daraus sehen wir schon ganz gut, wie sich die Entwicklung im Unternehmen darstellt und ob bzw. welches Ergebnispotenzial im Betrieb vorhanden ist.asp: Sie schauen sich also auch an, wer was im Unternehmen macht?K. Rhotert: Die Personalkostenentwicklung ist ein wesentlicher Punkt für die Unternehmenssteuerung. Daher erfassen wir alle Löhne und Gehälter und wir fragen auch genau nach, wer welche Tätigkeit ausübt und wie viele Personen produktiv in der Werkstatt tätig sind. Jeder Unternehmer benötigt einen Überblick der Kostensituation. Das muss man dann in Relation zum Potenzial des Betriebs setzen. Wie soll man sonst entscheiden, ob ein zusätzlicher Mitarbeiter in der Werkstatt benötigt wird.asp: Können die Unternehmen diese Daten überhaupt vorlegen?K. Rhotert: Viele Betriebe kennen ihre verkauften Arbeitsstunden nicht genau. Wir können das aber immer gemeinsam ermitteln, wenn wir in die vorhandenen Systeme schauen. Wir sehen dann sehr schnell, ob das Ergebnis plausibel ist und definieren, was eine sinnvolle Zielmarke im jeweiligen Betrieb wäre.asp: Was sind häufige Probleme in Werkstätten?K. Rhotert: Die meisten Werkstattinhaber und Mitarbeiter sind so in ihre täglichen Arbeitsabläufen verstrickt, dass die Zeit fehlt, sich um die Analyse der Zahlen zu kümmern. Oft macht das dann ein Familienmitglied nebenbei. Häufig mangelt es an der Kommunikation untereinander oder auch an der Kommunikation gegenüber Banken und Geschäftspartnern. Familienbetriebe haben darüber hinaus oft eine ganz eigene Dynamik. Das stellt für mich als Beraterin manchmal eine Herausforderung dar, wenn ich auf eingeschweißte Strukturen treffe. Da ich selbst in einem Familienbetrieb groß geworden bin, kenne ich diese Dynamik jedoch gut. Es macht Spaß diese Betriebe mit meinem Know-how dabei zu unterstützen, Schwachstellen zu erkennen, über entsprechende Maßnahmen zu entscheiden und in der Folge die Ertragssituation zu verbessern.

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