Software
Vorausplanung ist in vielen Werkstattbetrieben auch heute noch eher die Ausnahme als die Regel. Die Folge: In Stoßzeiten, beispielsweise in der Reifenwechselsaison, bricht das Chaos aus. Ein Planer schafft Abhilfe.
Mit dem Thema Werkstattplanung haben sich schon viele Softwareanbieter auseinandergesetzt. Die Herausforderung dabei – eine dynamische Tagesplanung, die aktuell alle Abweichungen bei der Bearbeitung geplanter Aufträge und die Berücksichtigung ungeplanter Aufträge ermöglicht – ist in der Umsetzung so komplex, dass sich kaum jemand daranwagt. Das liegt auch am Planungsverhalten in den Werkstätten. Denn in vielen Betrieben ist auch im Jahr 2009 das dicke schwarze Terminbuch, über das der Meister und die Mitarbeiterin an der Annahme mit Argusaugen wachen, das alles entscheidende Terminorganisationsmittel. Der Nachteil dieser Auftragsplanung: nicht alle Mitarbeiter können auf das System zugreifen, Termine gehen verloren oder werden falsch eingeplant, Zeiten werden doppelt vergeben, eine gleichzeitige Berücksichtigung von Mitarbeitern und Arbeitsplatzkapazitäten ist auf diese Weise kaum möglich.
Schlechte Planung kostet Geld
"Mit diesen und ähnlichen Problemen waren die Reifenservicebetriebe in der Vergangenheit noch viel stärker konfrontiert, denn hier entscheidet gerade in den Stoßzeiten eine vernünftige Vorplanung in besonderem Maße darüber, wie viele Durchgänge pro Tag ein Betrieb bearbeiten kann", erzählt Michael Zülch, Mitinhaber und Geschäftsführer der Wolk&Partner Car Consult GmbH Unternehmensberatung in Bergisch-Gladbach. Für den Werkstattunternehmer heißt jeder wegen schlechter Planung nicht durchgeführte Auftrag verlorenes Geld. "Das kann sich heute keiner mehr leisten, darum haben wir zunächst für die Premio-Reifenbetriebe der GDHS-Handelsgruppe ein elektronisches Werkstattplanungs-Tool entwickelt, das allerdings auch für alle anderen Werkstattbetriebe nutzbar ist", so Zülch. Das Besondere daran: der Wolk & Partner-Werkstattplaner ist eine lupenreine Internetlösung. "Alle Daten laufen auf einem Server bei uns und sind entsprechend abgesichert. Für den Anwender entsteht daher keinerlei Pflegeaufwand." Der Werkstattplaner sei zudem einfach mit Werkstattabwicklungssystemen verknüpfbar. Zugriff auf das System können beliebig viele Mitarbeiter eines Unternehmens bekommen, wobei die Zugriffsrechte für jeden Mitarbeiter individuell eingerichtet werden können.
Einfache technische Installation
"Da alle Eintragungen in Echtzeit im Werkstattplaner hinterlegt werden, kann es nicht mehr zur Doppelbelegung von Arbeitsplätzen oder Personalkapazitäten kommen", so Zülch. Ein weiterer Vorteil des Systems sind die vergleichsweise geringen Kosten. "Für den Anwender fallen nur Lizenzgebühren für die Nutzung an und auch die Pflege des Systems, beispielsweise regelmäßige Updates, steuern wir als Dienstleister zentral", erklärt Zülch. Zudem sind die Installationsvoraussetzungen sehr gering. Auf Anwenderseite muss lediglich ein leistungsfähiger Internetzugang (empfohlen ist DSL mit mind. 1 Mbit/Nutzer) vorhanden sein. Der Wolk & Partner-Werkstattplaner ermöglicht die Ressourcenplanung nach Tagen, Wochen oder Monaten. Bei der Planung können Arbeitspakete mit den entsprechenden Zeitbedarfen vorkonfiguriert werden, was die Planung im Ergebnis zusätzlich präzisiert und beschleunigt. Wird der Planer mit einem im Betrieb vorhandenen Werkstattabwicklungsprogramm verknüpft, können dort hinterlegte Kundendaten (z. B. Einlagerungsnummern, Kennzeichen, Adressdaten) automatisch mit in den Werkstattplaner übernommen werden.
Der Planer soll aber nicht nur dazu beitragen, die internen Werkstattprozesse zu optimieren, auch in der Kommunikation mit dem Kunden kann das System nützliche Dienste leisten. So kann der Unternehmer über den Planer auf Wunsch beispielsweise eine automatische SMS- oder E-Mail-Benachrichtigung an den Kunden über die Fertigstellung seines Fahrzeugs versenden. Auch das Generieren und Versenden von Direktmailings an den Kunden, beispielsweise für einen Erinnerungsservice an bevorstehende HU-, AU- oder sonstige Termine ist möglich. Eine integrierte Archivierungsfunktion erlaubt außerdem den uneingeschränkten Zugriff auf alle Kunden- und Arbeitsdaten der Vergangenheit.
Kundenbetreuung verbessern
"Richtig genutzt ermöglicht der Werkstattplaner dem Unternehmer eine bessere Planung, Vorbereitung und Durchführung von Werkstattaufträgen im Betrieb", ist Michael Zülch überzeugt. Zudem attestieren die derzeit rund 150 GDHS-Kooperationsbetriebe, die mit dem Werkstattplaner arbeiten, dass es für mehr Transparenz, Kontrolle sowie bessere Kundenbetreuung vor, während und in der Nachbearbeitung eines Auftrags sorgt. fs
Kosten und Kontakt
Werkstattplaner
Die Kosten für den Werkstattplaner betragen, je nach Anzahl der User und der Nutzung einzelner Tools, wie etwa die integrierte Zeiterfassung für die Mitarbeiter, die Urlaubsplanung oder das einbezogene Prämiensystem, im Grundpaket 9,90 € mtl. und gehen bis zu 34,50 € bei bis zu zehn Anwendern (inkl. Zusatzmodul für die Zeiterfassung, Urlaubsplanung und das Prämiensystem). Die Vertragsdauer beträgt mindestens ein Jahr.
Wolk & Partner Car Consult GmbH
Herr Jens Keppel
Tel. 0 22 04/84 25 -33
jens.keppel@wolk-partner.de
www.wolk-partner.de
- Ausgabe 1/2009 Seite 55 (519.3 KB, PDF)