Teil 8 der Serie für mehr unternehmerischen Erfolg
Zwischenbilanz 2013 ziehen
passt der Ist-Umsatz zur Planung?
Maßnahmen für das 2. Halbjahr
Dienstleistungen für schnelle Schadenabwicklung
weniger Papierkram
schnelle Reparaturfreigabe
elektronische RKÜ
Der Endspurt für den Wettbewerb 2013 beginnt
Fragebogen Nr. 5 in diesem Heft
Einsendeschluss 19. Juli 2013
Preise im Wert von 13.000 Euro
EQR soll für europäische Vergleichbarkeit sorgen
gleichwertig, nicht gleichartig
acht Qualifikationsniveaus
Abschlüsse besser bewertbar
Aktueller Praxisfall zum Umgang mit Kulanz bei Audi
das Audi-Zentrum sagt nein
die Audi AG sagt ja
Kulanz auch bei Fremdwartung
Vorsicht bei Zusatzklauseln zum Kreditvertrag
Prognoserisiko für Bankkunden
drastische Folgen bei Verstoß
Spontanabschlüsse vermeiden
Seit 1. Juni 2013 gilt die Schirm-GVO
Reaktion der Hersteller
Mindestkündigungsfrist bleibt
„Europäisierung“ der Verträge
Was Werkstattunternehmer beachten sollten
Betriebswert realistisch sehen
Altersvorsorge von Anfang an
Vorsorgekiller Inflation
Serie Teil 8: Umsatzplanung kontrollieren
Die ersten sechs Monate des Geschäftsjahres 2013 sind um. Zeit eine Zwischenbilanz zu ziehen und zu prüfen, wie gut man seine eigenen Umsatzplanungen für das Gesamtjahr erreicht hat. Noch bleiben sechs Monate, um gegebenenfalls aufzuholen, was von Januar bis Juni nicht gelang.
Die Zeitungen und die Onlinenewsletter schreiben es schon seit Wochen. Der automobile Frühling ist verhagelt. Die Werkstätten haben weniger zu tun. Zuletzt konnte man einer Studie entnehmen, dass die Autofahrer Geld bei den Reparaturen sparen wollen. Dies alles sind normale Einflussfaktoren des Marktes. Es gilt, sie ernst zu nehmen und nicht erst zu warten, bis dann im Frühjahr des nächsten Jahres feststeht, dass dieses Jahr zum Fürchten war. Oder noch viel schlimmer – deutlichst an der Liquidität und der Gesundheit eines Servicebetriebs genagt hat. Daher macht es durchaus Sinn – nein, es ist sogar ziemlich klug –, wenn man sich neben den monatlichen Zahlen auf der Hälfte des Weges Richtung Jahresziel ausführlich mit den „Halbjahreszahlen“ auseinandersetzt.
Um es vorwegzunehmen: Es geht hierbei nicht darum, quasi einen Jahresabschluss zu generieren und tagelange Mühe zu investieren. Es geht vielmehr darum, auf Basis der vorliegenden Zahlen eine Prognose für das Jahresergebnis zu erstellen und sich dann zu fragen, ob diese Prognose dem entspricht, was man sich vorgenommen hat. Das kann dann durchaus in einem gemeinsamen Grillabend enden. Wenn dem nicht so ist, dann hat man noch ein verbleibendes halbes Jahr, etwas zu gestalten. Und das endet dann mit der Erstellung von Maßnahmenplänen – während des Grillens. Denn reagiert man nicht, kann man im März des Folgejahres nur noch ein sparsames Gesicht machen und auf das neue laufende Jahr hoffen. Kein besonders attraktiver Gedanke!
Umsatz-Plan-Ist
Eine der ersten und aussagekräftigsten Kennzahlen in diesem Zusammenhang ist der Umsatz-Soll-Ist-Vergleich. Auch wenn die Kostenführer unter Ihnen jetzt sagen, dass doch die Kosten das wichtigste seien. Nein, sind sie nicht! Umsatz ist die Grundlage zum Bedienen von Kosten. Das ist wie mit der Abschreibung. Ohne Ergebnis mittels Umsatz hat man auch nichts abzusetzen. Vorausgesetzt man hat eine monatliche Umsatzplanung gemacht, ist die Sache schnell erledigt. Wenn nicht, ist es jetzt die Zeit, Folgendes zu tun: Addieren Sie die Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter und multiplizieren Sie diese mit dem geplanten Auslastungsgrad – im Durchschnitt sind das in deutschen Werkstätten 80 Prozent. Das Ergebnis multiplizieren Sie mit dem durchschnittlichen Stundenverrechnungssatz und erhalten eine Planumsatzzahl. Die können Sie dann mit dem tatsächlichen Umsatz vergleichen und erhalten eine Aussage über die Leistung Ihrer Servicemannschaft.
Wenn Sie diese Zahl mal zwei nehmen, erhalten Sie den prognostizierten Jahresumsatz. Erst jetzt können Sie die Kosten (nehmen Sie einfach die aus dem Vorjahr wenn sich nichts Außergewöhnliches geändert hat) gegen die Umsatzprognose stellen und erhalten eine erste Abschätzung, ob Sie am Ende des Jahres zufrieden sein dürfen.
Resturlaub und Überstunden
Einer der ganz großen Einflussfaktoren dieser Betrachtung ist der Jahresurlaub. Hier insbesondere der Resturlaub. Wenn Ihre produktive Mannschaft nach 50 Prozent des Jahres noch 70 Prozent des Jahresurlaubs zur Verfügung hat, dann muss man sich entweder vom Umsatz verabschieden oder sich Umsatz in Form von Resturlaub aus dem Folgejahr leihen. Spätestens jetzt ist es höchste Zeit, genau darauf zu achten, wie der Terminplan aussieht und aktiv Urlaub abzubauen. Aber bitte in den auslastungsschwachen Zeiten.
Umsatz pro Durchgang
Ein weiterer wichtiger Indikator auf der Hälfte des Jahresweges ist, sich aktiv mit der Kennzahl „Umsatz pro Durchgang“ zu beschäftigen. Sie liefert die Antwort auf die Frage, inwieweit die Aufträge denn überhaupt rentabel waren. Zu erhalten ist diese Kennzahl sehr schnell, indem man den erzielten Umsatz durch die Anzahl der Durchgänge, sprich Aufträge teilt.
Um ein Bild darüber zu erhalten, wann ein Auftrag rentabel ist, muss man sich Gedanken darüber machen, welche administrativen Aufwände unmittelbar mit dem Auftrag zusammenhängen. Macht man sich klar, dass jeder Auftrag bis zur Rechnung einer mindestens vierzig Minuten dauernden administrativen Arbeit bedarf, dann sind Lohnumsätze von 50 bis 70 Euro pro Auftrag schlicht gefährlich. Denn schließlich müssen immer mehr solcher Aufträge durchgeführt werden, um den notwendigen Gesamtumsatz zu erzielen, mit der Gefahr, sich tot zu administrieren. Es geht also darum, sich klarzumachen, wie man die Aufträge auskömmlicher gestaltet. Und wie, außer bei einer sauberen Direktannahme mit dem Kunden über „alle“ seine Probleme zu reden, soll das gehen? Mit dieser Kennzahl bekommen Sie also auch die Qualität dieses Instrumentes in Ihrem Servicebetrieb zurückgemeldet.
Mannschaft einstimmen
Viel mehr an zwischenjährlicher Bilanz bedarf es nicht, um einen Blick dafür zu bekommen, was im zweiten Halbjahr zu tun ist. Und zwar als Mannschaft! Daher ist es eine der zentralen Aufgaben eines Chefs oder Serviceleiters, die Erkenntnisse der Analysen dem Team zu präsentieren. Und auch die notwendigen Schritte für das zweite Halbjahr klar- und deutlich zu machen, dass es dazu keine Alternativen gibt und es der Unterstützung des gesamten Teams bedarf.
Es bedarf eines Teams, das die Notwendigkeit versteht, in auslastungsschwachen Zeiten Urlaub abzubauen, oder die Direktannahme „immer“ zu nutzen. Ein Team, das weiß, warum Umsatz nicht nur gut für den Chef ist, sondern die Basis für die Bedienung aller Kosten. Es geht nicht darum, jetzt die ewig alte Plattitüde vom „Der Kunde bezahlt Ihr Gehalt“ anzustimmen. Das kann doch nun wirklich keiner mehr hören. Nein! Es geht darum, auch in Zukunft am Markt zu bestehen. Mit Mitarbeitern, die dank klar definierter Prozesse weniger Stress haben. Mit einem Servicebetrieb, der in der Lage ist, seine Mitarbeiter bestmöglich mit Werkzeug auszustatten und auszubilden. Und nicht zuletzt mit so gut bezahlten Mitarbeitern, die eben nicht jenseits der fünfunddreizig in die Industrie wechseln.
Darum geht´s. Das sollte die Mühe einer Halbjahresbilanz wert sein.
Georg Hensch
